Technisch tekenen in de evenementenindustrie

In de dynamische wereld van de evenementenindustrie is technisch tekenen uitgegroeid tot een onmisbare schakel in het productieproces. Waar vroeger een schets op papier volstond of een groot vel op een tekentafel werd gelegd, zijn vandaag de dag gedetailleerde 2D- en 3D-tekeningen essentieel voor een vlekkeloze uitvoering van evenementen.

Tekst: Willem Westermann - VVEM

Technisch tekenen vormt de basis voor het plannen en realiseren van evenementen. Het biedt een visuele representatie van bijvoorbeeld de zaal, het podiumgebied of het evenemententerrein, inclusief de plaatsing van hekken, podia, verlichting, geluidsinstallaties, verkeersroutes en andere faciliteiten. Deze tekeningen zijn vaak cruciaal voor het verkrijgen van vergunningen, het coördineren van de productie met leveranciers en het waarborgen van de veiligheid van bezoekers.

De rol van gespecialiseerde software
Er zijn heel veel verschillende tekenprogramma's. Natuurlijk kan ieder zijn eigen keuze maken, maar juist bij het produceren van evenementen is erg vaak sprake van uitwisseling van de bestanden met elkaar. Daarbij is het mooi als het inlezen makkelijk geschiedt en er niet teveel omgezet hoeft te worden. In de praktijk wordt veel te vaak iets opnieuw getekend in plaats van dat het aangeleverde bestand goed gebruikt kan worden, een aandachtspunt dus.

We hebben heel veel van die tekenprogramma's geïnventariseerd. Ze hebben elk hun eigen gebruiksdoel en specifieke positieve en negatieve kenmerken. Als tussenconclusie zien we dat Vectorworks en Autocad en vooral de daarvan afgeleide SCAD Re-Event veel door de tekenprofessionals gebruikt worden. Vectorworks wordt internationaal veel gebruikt, in Nederland staat SCAD Re-Event van AniVizzion voor veel gebruikers voorop; hiermee is het technisch tekenen in de evenementenbranche naar een hoger niveau getild. 

De software stelt gebruikers in staat om evenementen nauwkeurig in 3D te modelleren. Met een uitgebreide bibliotheek (bijvoorbeeld van SCAD met meer dan 19.000 items) kunnen organisatoren, locaties en leveranciers elk aspect van hun evenement visualiseren en plannen. Bovendien biedt SCAD Re-Event functionaliteiten voor materiaalcalculatie en foutdetectie, wat de efficiëntie en nauwkeurigheid ten goede komt.

Visualisatie en klantcommunicatie
Het gebruik van 3D-tekeningen verbetert niet alleen de interne planning, maar ook de communicatie met klanten. Zo helpen 3D-visualisaties klanten om een duidelijk beeld te krijgen van het eindresultaat, waardoor beslissingen sneller en met meer vertrouwen worden genomen. Dit draagt bij aan een soepelere samenwerking en een hogere klanttevredenheid.

Samenwerking en standaardisatie
De Vereniging van Evenementenmakers (VVEM) erkent het belang van standaardisatie in technisch tekenwerk. Door het gebruik van uniforme symbolen en lagen in CAD-programma's kunnen verschillende partijen effectiever samenwerken. Dit bevordert de professionalisering van de branche en vermindert de kans op miscommunicatie en fouten tijdens de uitvoering van evenementen. ‘Gewoon’ een eenduidige bestandsnaam, voor het hele bestand, en begrijpelijke namen voor de diverse in een tekening te gebruiken objecten, zijn aspecten waar we nu aan werken. We zien dat, in groot enthousiasme, door een paar ‘tekenhelden’ jaren is gewerkt aan allerlei bestanden, maar dat de bestandsindelingen en namen nu niet altijd handig zijn om juist de samenwerking in de evenementenindustrie beter vorm te geven.

Eigen insteek
Dingen die altijd ‘grappig’ zijn: de eigen insteken van bedrijven. We maken op evenementen bijvoorbeeld heel veel gebruik van Layher, en de ligger van 2,07 is een heel veel gebruikt onderdeel. Layher maakt daar een mooie tekening van bij de fabricage.  Maar de gebruikers hebben vaak hun eigen toevoeging of alternatief. Het onderdeel zelf blijft hetzelfde, maar waar begint en eindigt de maat? En waar is het aangrijppunt voor de tekening, zodat je ook handig kan werken? En heb je wel of niet uiteindelijk een pakbon of laadlijst nodig als output of gebruik je het stuk metaal binnen een berekening van een krachtenspel? Afhankelijk van die gebruikersvragen of -eisen zie je dat (de tekenaar van) een bedrijf een eigen insteek heeft gekozen en vaak eigen applicaties heeft laten bouwen. Door bij elkaar in de keuken te kijken kunnen we daar wellicht meer algemene tools van maken die voor meer partijen bruikbaar zijn.


Toekomstperspectieven
De toekomst van technisch tekenen in de evenementenindustrie ziet er veelbelovend uit. Steeds meer partijen gebruiken de tekening om informatie uit te wisselen. Een tekening geeft meer informatie dan een hele hoop tekst. Ook richting overheden, klanten, bezoekers zie je dat tekeningen hun eigen rol spelen. Met de integratie van technologieën zoals Virtual Reality kunnen klanten binnenkort hun evenement virtueel ervaren voordat het plaatsvindt. Met behulp van de tekening en verdere input wordt steeds meer gevisualiseerd. Dit opent nieuwe mogelijkheden voor ontwerp, (veiligheids)planning en klantbeleving.

Conclusie
Technisch tekenen is een fundamenteel onderdeel geworden van de evenementenindustrie. Het stelt organisatoren in staat om hun visie nauwkeurig te plannen, te communiceren en uit te voeren. Met voortdurende technologische innovaties en een groeiende nadruk op standaardisatie zal technisch tekenen een steeds grotere rol spelen in het succes van evenementen. In werkgroepen en tijdens workshops zal verder worden afgestemd hoe dat gebeurt.

Meer informatie
Voor meer informatie en richtlijnen over technisch tekenen in de evenementenbranche kunt u terecht op het – zich ontwikkelende - dossier van de VVEM: https://vvem.nl/kennisbank/dossier-technisch-tekenen/. Als u daar aanvullingen op heeft, zeer welkom!