Rentmans ondernemersadvies: gids voor materiaalbeheer in 2025

Voor AV-professionals worden de vaardigheden in materiaalbeheer momenteel flink op de proef gesteld. Voel je de druk al? Geen stress, je hebt nog de regie in handen. Ik sprak onlangs met Arjan Immeker, Domeinspecialist bij Rentman, over de vijf meest voorkomende problemen met materiaal waar hij regelmatig over hoort van mensen in het vak. Dit is wat hij deelde, inclusief praktische oplossingen die je vandaag al kunt toepassen


1. Wat is de ideale planningsperiode voor materiaal?
Toen ik Arjan vroeg naar planningsdeadlines, benadrukte hij de gouden regel in AV: begin op tijd en blijf voorlopen. Zijn advies: plan je apparatuur minimaal vier tot zes weken voor elk evenement, zeker in drukke periodes zoals het festivalseizoen of de conferentiecyclus.

Maar het gaat niet alleen om op tijd beginnen, ook hoe je plant is belangrijk. Plan niet alleen wat de klant vraagt, maar wat ze echt nodig hebben. Zoals Arjan uitlegde: klanten weten vaak niet welke specifieke converter nodig is en vergeten standaard dat er altijd een extra microfoon of spreker opduikt. Zijn advies is om vanaf het begin altijd reserveonderdelen mee te nemen voor kritische items.

Volgens Arjan gaat het bij die langere planningstijd om meer dan alleen beschikbaarheid. Het geeft je ruimte voor een goede opbouw, uitgebreide tests en om verrassingen op te vangen vóór de show begint. En ja, die verrassingen komen er altijd.

2. Hoe zorg ik ervoor dat mijn materiaal altijd van goede kwaliteit is?
Weinig dingen verpesten een evenement sneller dan materiaal dat ermee stopt. Regelmatig onderhoud is je verzekeringspolis. Test alles en houd je aan een vast schema.
Arjan raadt aan om altijd kwaliteitscontroles uit te voeren zodra apparatuur terugkomt en defecten meteen op locatie te registreren. Dit is absoluut noodzakelijk. In drukke tijden worden deze checks vaak overgeslagen, waardoor extra periodieke inspecties nog belangrijker worden.
Een gestructureerde aanpak bestaat volgens Arjan uit maandelijkse schoonmaak, kwartaalcontroles van kabels, halfjaarlijkse software-updates en jaarlijkse afstemming van geluid en beeld. Plan groot onderhoud in rustige periodes om alles in topconditie te houden.
Daarnaast is back-upplanning essentieel. Zorg dat je reserveapparatuur klaar hebt staan, alternatieve opstellingen voorbereid zijn en dat je team weet wat het moet doen als er iets misgaat.
Je team is cruciaal voor je succes. Gemotiveerde, vakkundige technici doen net dat beetje extra en hun aanwezigheid op belangrijke evenementen is jouw vangnet. Ze kunnen de dag redden en je klantrelatie beschermen wanneer dingen anders lopen dan gepland.

3. Wat zijn best practices voor het afhandelen van reparaties?
Weet je nog dat team waar we het over hadden? Dat is ook je eerste verdedigingslinie voor reparaties. Train je medewerkers om zorgvuldig met materiaal om te gaan en eenvoudige reparaties zelf uit te voeren. Goede training voorkomt schade en bespaart je dure externe reparaties voor problemen die je team zelf kan oplossen.

Volgens Arjan is het een slimme zet om afspraken te maken met reparatiepartners, zodat jouw materiaal prioriteit krijgt wanneer het druk is. Zorg voor een netwerk van back-upreparateurs en houd bij wat wanneer stukgaat. Gaat hetzelfde apparaat steeds kapot? Stop dan met geld verspillen en vervang het.
De sleutel is om eerst interne kennis op te bouwen en daarna externe ondersteuning in te zetten wanneer dat nodig is.

4. Hoe beheer ik subrentals op een efficiënte manier?
Heb je extra materiaal nodig omdat je eigen materiaal in onderhoud is, gerepareerd wordt of je simpelweg iets tekortkomt voor een aankomend evenement? Dan zijn subrentals de oplossing.
Arjan’s advies: maak altijd de rekensom. Vergelijk de huurkosten met de verwachte opbrengst van het evenement, inclusief transport- en installatietijd. Huur je elk hoogseizoen dezelfde apparatuur? Dan kan kopen op lange termijn voordeliger zijn.
Lever nooit in op kwaliteit en controleer altijd wat je krijgt. Als je het materiaal op tijd ontvangt op je eigen locatie, inspecteer en test dan alles grondig. Wordt het direct op de evenementlocatie geleverd? Controleer dan zorgvuldig of alles geleverd is volgens bestelling. Je reputatie hangt af van foutloos werkende apparatuur, of je die nu zelf bezit of huurt.
Maak duidelijke afspraken waarin verantwoordelijkheden staan, inclusief reparaties en back-upplannen voor als er iets misgaat. Goede contracten voorkomen gedoe wanneer je te druk bent om problemen op te lossen.

Bonus-tip: Gebruik dit voorbeeld van een huurcontract voor apparatuur om alles soepel te laten verlopen.

5. Welke technologieën kan ik inzetten om mijn materiaal te beheren?
Toen ik Arjan vroeg naar opkomende technologieën, noemde hij RFID als eerste. Hij ziet hoe snel deze technologie terrein wint in de sector en hoort steeds meer succesverhalen van klanten.

Volgens Arjan gebruiken AV-professionals RFID om echte zichtbaarheidsproblemen op te lossen. Bij grote aantallen materiaal of waardevolle apparatuur op meerdere locaties wil je altijd precies weten waar alles is. En RFID maakt dat mogelijk.
Een groot pluspunt is verliespreventie, iets waar AV’ers erg enthousiast over zijn. Materiaal raakt nog steeds weleens zoek, maar nu weten ze exact waar en wanneer iets voor het laatst gescand is. Dat geeft óf een spoor om het terug te vinden, óf inzichten om verlies in de toekomst te voorkomen.

De feedback uit het veld laat zien dat RFID veel verder gaat dan alleen tracking. Het groeit uit tot een volwaardig beheersysteem voor serieuze spelers in de branche.


Chloe Thysse
Event Coordinator, Rentman