Stand van zaken: Handige hulpmiddelen

Crewplanning, metingen, visualisatie, tekeningen, workflow. Er zijn nogal wat zaken waarvoor tegenwoordig handige apps of software te vinden zijn. Een digitale helpende hand. Wij vroegen aanbieders naar hun handige tool of onmisbare schakel voor organisatoren, producenten en/of toeleveranciers. Dat leverde onderstaand overzicht op. 
 

EventNav — Powered by RentBuddy
‘Zonder inzicht is chaos nooit ver weg’, zo luidt de gedachte achter EventNav. In de evenementenwereld draait alles om timing, mensen en middelen. Toch werken veel organisatoren nog met losse systemen: planning hier, accreditatie daar, een dashboard erbij — en ondertussen blijft het overzicht uit. Juist op de momenten dat het ertoe doet. EventNav is ontwikkeld vanuit een andere gedachte. Niet: wat kunnen we toevoegen? Maar: wat moet er altijd kloppen? “Met jarenlange ervaring in complexe crew- en materieelplanning binnen de evenementenbranche hebben wij één centraal platform ontworpen dat overzicht brengt in de volledige operatie”, vertelt Geert van Erven. “Van personeelsplanning tot crew-uitnodigingen, van materiaaluitgifte tot accreditaties en van leveranciers tot vrijwilligers, alles komt samen op één plek.” EventNav ondersteunt de complete workflow vóór, tijdens en na het event. Meerdere dagen, meerdere teams, meerdere partners. Zonder handmatige overdrachten of verrassingen achteraf. Werk je samen met leveranciers die gebruik maken van RentBuddy Rent? Dan wordt het proces nog eenvoudiger en naadloos geïntegreerd.

EventNav komt niet uit het niets. Achter het platform staan de makers van RentBuddy: al jaren een bewezen partner voor verhuurbedrijven in de evenementenbranche. “Terwijl organisatoren op de voorgrond staan, zitten wij al lang in de kern van de operatie. We kennen de afhankelijkheden, de piekdrukte en de momenten waarop fouten geen optie zijn”, vertelt Van Erven. “Ultimo 2026 introduceren wij de online webapplicatie EventNav. Waar men ons kent van krachtige on-premise en cloud Windows applicaties, zetten wij nu bewust de eerste stap naar een centraal, online platform voor eventorganisaties. Zorg dat je ons event niet mist en tel met ons af op www.rentbuddynext.com.” 

Festivalpoort: kentekenregistratiesysteem voor Leveranciers
Festivalpoort is dé specialist aan de leveranciersingang van evenementen en festivals. Terwijl de poortwachter de volledige logistiek coördineert, worden alle leveranciers geregistreerd via de slimme Festivaltool-app met kentekenherkenning. Het dashboard geeft realtime inzicht in het aantal leveringen per dag en per leverancier. Het toont wie er op het terrein aanwezig is én maakt piekmomenten inzichtelijk.
Door deze logistieke data structureel vast te leggen, optimaliseer je de productie van je evenement ieder jaar weer. Met postcoderegistratie brengen we bovendien de herkomst van leveranciers in kaart – essentieel voor het berekenen van je CO?-voetafdruk én voor grip op de vrachtwagenheffing (VWH) die in juli 2026 ingaat.
In combinatie met slimme camera’s, een AI-gestuurde intercom en een op afstand bedienbare slagboom is jouw tijdelijke leveranciersingang volledig geautomatiseerd én geoptimaliseerd. Aangemelde en gewhiteliste leveranciers rijden automatisch door, en dat zonder poortwachter. Daar worden wij blij van. En nu jij nog: maak de stap naar een leveranciersentree zonder zorgen met Festivalpoort! www.festivalpoort.nl 

SCAD Re-Event – platform dat zich aanpast
Binnen SCAD Re-Event speelt de bibliotheek een grote rol. Naast de beschikbaarheid van de juiste tools en werkomgeving, wordt Re-Event in belangrijke mate gevormd door de inhoud van die bibliotheek en de manier waarop die tot stand komt.

De bibliotheek is de afgelopen tijd gegroeid naar bijna 20.000 artikelen. Die uitbreiding is grotendeels het resultaat van samenwerking met de gebruikers: verzoeken uit projecten, feedback uit de praktijk en toevoegingen op basis van daadwerkelijk gebruikte materialen en systemen. Nieuwe artikelen en varianten worden niet los ontwikkeld, maar sluiten aan op bestaande structuren en workflows. 

Daardoor ontstaat een collectie die meegroeit met het werkveld. Objecten voor constructie, truss, rigging, licht en geluid zijn beschikbaar in consistente 2D- en 3D-vormen, met aandacht voor maatvoering en herbruikbaarheid. Een SCAD Re-Event tekening wordt zo steeds meer de bron voor vele disciplines, planning, opbouw, calculatie, constructie enz.

SCAD Re-Event ontwikkelt zich zo stevig door, samen met de community. Niet als afgerond product, maar als een platform dat zich aanpast aan veranderende eisen en ervaringen uit dagelijkse projecten. www.scad-rev.com 

iQue.live scheduling engine: rust in de crewplanning
De evenementenbranche professionaliseert in hoog tempo, maar crewplanning blijft opvallend achter. Vreemd voor een sector die draait op timing, coördinatie en alignment, met mensen als cruciale succesfactor. Planningstools, spreadsheets, apps, telefoontjes en berichten lopen door elkaar. De druk op planners én freelancers neemt toe, terwijl overzicht en grip afnemen. Met onrust, tijdverlies en fouten, precies waar effectiviteit en betrouwbaarheid essentieel zijn.

iQue.live is ontstaan vanuit één duidelijke missie: betere samenwerking rond events - voor planners, vaste én flexibele crew. Als scheduling engine brengt iQue.live vraag, beschikbaarheid en essentiële informatie realtime samen in één omgeving. Van planning tot uitvoering. Freelancers gebruiken iQue.live als eenvoudige, gratis tool om hun planning op orde te houden en hun beschikbaarheid te delen — één login, één account. Voor al hun opdrachtgevers en opdrachten. 

Planners krijgen direct inzicht in planbehoefte en beschikbaarheid, zetten werkverzoeken uit in één klik en werken vanuit één actueel overzicht. Werkverzoek geaccepteerd? Dan heeft de crew direct toegang tot alle context: tekeningen, riders, schema’s, callsheets en updates. Zo start de dag, met alle ogen op hetzelfde doel.

De toekomst van crewplanning? Samenwerken vanuit één waarheid. Ontdek iQue.live en sluit je aan: www.ique.live 

CrewBrain: crewbeheer voor de AV-industrie
In de snel bewegende wereld van AV en live-evenementen is betrouwbare crewcoördinatie essentieel. CrewBrain is een webgebaseerde softwareoplossing die is ontworpen om personeels- en eventplanning voor productiebedrijven te vereenvoudigen. Het centraliseert crewplanning, beschikbaarheden, kwalificaties, afwezigheden en automatische meldingen, waardoor planners een duidelijk overzicht krijgen van complexe producties.

Naast planning biedt CrewBrain een breed scala aan professionele functies, waaronder mobiele tijdregistratie, ondersteuning voor loonadministratie en facturatie, taakbeheer, afhandeling van reiskosten, risico-inventarisaties en tools voor freelancers, onderaannemers en tijdelijk personeel. Ingebouwde statistieken en optionele AI-functies helpen workflows en resourceplanning in de loop van de tijd te optimaliseren.

De CrewBrain-app voor iOS en Android houdt crews onderweg verbonden en biedt toegang tot opdrachtgegevens, bevestigingen, updates en tijdregistratie direct op locatie. Een belangrijk voordeel voor AV-bedrijven is de sterke integratiemogelijkheid van CrewBrain. Dankzij een open API en kant-en-klare koppelingen kunnen projecten worden gesynchroniseerd met toonaangevende verhuur- en voorraadsystemen — waaronder Rentman — zodat personeelsplanning afgestemd blijft op de logistiek van apparatuur.

CrewBrain wordt continu doorontwikkeld, met regelmatige updates die nieuwe functies en verbeteringen introduceren op basis van feedback van klanten. CrewBrain is beschikbaar met een gratis proefperiode van dertig dagen, zodat AV-teams het platform zonder verplichtingen kunnen testen in echte producties: www.crewbrain.com  

SpectralBot – grip op je installatie
Je wordt halsoverkop opgeroepen voor een dringende panne. Laptop dicht, jas aan. In het beste geval stap je in de auto, in het slechtste geval wacht er een intercontinentale vlucht van tien uur. Ter plaatse aangekomen blijkt het probleem… een losse HDMI. Of een toestel dat gewoon even opgestart moest worden. Werk je écht in AV als je dit nog nooit hebt meegemaakt? Archetypische noodoproep of niet: het blijft frustrerend, tijdrovend en vooral vermijdbaar.

De realiteit is dat installaties technisch complexer worden, maar het overzicht vaak ontbreekt. Wat draait waar? Welk signaal gaat van toestel x naar y? Welke collega wijzigde welke instelling? Wanneer iemand belt met ‘het werkt niet’ begint de zoektocht vaak volledig in het duister. Hardware wordt slimmer, maar het beheer blijft verrassend manueel.

SpectralBot brengt rust; het platform houdt het volledige AV-netwerk in het oog. Centraal, en met realtime informatie, per toestel én per signaal. Je ziet onmiddellijk welk device offline is, waar een storing zit, hoe de netwerkconnectiviteit is… In veel gevallen los je het probleem op afstand op. Zonder onnodige kilometers. Zonder tijdverlies.

Voor integratoren betekent dit minder interventies en sterkere SLA’s. Voor eindklanten, hogere uptime en betrouwbaarheid. Voor iedereen: minder brandjes blussen, meer rust. Geen magie. Gewoon grip op je installatie. Met SpectralBot: www.spectralbot.com 

Rentman - volledige controle over je personeelsplanning
Met de Medewerkersmodule van Rentman centraliseer je het volledige proces rondom je personeel. Sla belangrijke informatie op, bekijk realtime beschikbaarheid tijdens het plannen, speel soepel in op last-minute wijzigingen en communiceer via een gratis mobiele app.
Je kunt vaardigheden, certificeringen, verlof en tarieven per medewerker vastleggen, zodat je altijd weet wie beschikbaar én gekwalificeerd is voor specifieke opdrachten. De Personeelsplanner toont realtime beschikbaarheid, waardoor plannen eenvoudig wordt en je snel kunt schakelen bij last-minute wijzigingen.
Daarnaast bevat de functie Medewerkerdocumenten sjablonen voor een raamovereenkomst en opdrachtbevestiging, om je te helpen werken volgens de richtlijnen van de Wet DBA. Maak, onderteken en beheer zzp-contracten direct in Rentman, in plaats van te schakelen tussen verschillende systemen.

Besteed minder tijd aan versnipperde personeelsadministratie en meer tijd aan het plannen van je producties. Start vandaag nog je gratis proefperiode van dertig dagen: www.rentman.io/nl 

marXact – rust op je terrein
Breng je festivalterrein tot op de centimeter nauwkeurig in kaart. Start met GPS-inmeten en uitzetten voor evenemententerreinen.

Een strak evenement begint met een terrein dat klopt. Met het UNI-Collect Survey Pakket van marXact meet je het festivalterrein snel en nauwkeurig digitaal in met GPS. Terreincontouren, hoogteverschillen en vaste objecten worden direct vastgelegd, zodat je beschikt over een betrouwbare, schaalbare basis voor je evenementenplattegrond.

Werk je met een bestaande tekening of CAD-ontwerp? Dan zet je alles eenvoudig en exact uit op locatie. Van podia, foodcourts en afzettingen, tot rijplaten, alles wordt met precisie uitgezet en gemarkeerd.

Tijdens de opbouw bespaar je tijd en voorkom je meetfouten. Geen rolmaten, meetwieltjes of giswerk meer, maar directe positionering op centimeter nauwkeurig coördinaat. Wijzigingen in het ontwerp? Die zet je net zo snel opnieuw uit.

Het GPS-meetsysteem zorgt voor rust op het terrein, efficiënte opbouw en een professionele uitvoering van begin tot eind. Eén systeem voor inmeten, uitzetten en controleren. Speciaal voor de dynamiek van jouw evenementen.

marXact is producent van een GPS-ontvanger en ontwikkelt ook de bijbehorende meetsoftware volledig in eigen huis. Het UNI-Collect Survey Pakket wordt in Nederland ontwikkeld en geproduceerd. Het pakket combineert hardware en software in één oplossing, inclusief training en volledige ondersteuning. www.marxact.com