Hoe je freelancers vindt, aantrekt en behoudt

De pandemie heeft de AV- en live-evenementenindustrie ingrijpend veranderd - en de freelancemarkt kreeg daar flink van langs. Hele crews stapten op, ervaren mensen besloten dat het genoeg was geweest, en het vinden van goed personeel bleef daarna lange tijd een uitdaging. Een betrouwbaar netwerk opbouwen vraagt tegenwoordig om een andere aanpak.

We spraken met Sebastian May, COO van MayCo, een toonaangevend bedrijf op het gebied van personeelsbemiddeling en evenementenproductie, over hoe zij het juiste talent vinden, aantrekken én behouden. Dit is wat hij te zeggen had.

1. Mond-tot-mondreclame is nog steeds je sterkste tool
Platforms, open dagen en social media kunnen helpen bij het aantrekken van freelancers, maar ze verslaan zelden een directe aanbeveling van iemand die je al vertrouwt. Het advies van Sebastian: begin bij de freelancers met wie je al graag samenwerkt. Vraag hen wie zij aanbevelen sterke professionals kennen doorgaans andere sterke professionals. Zo blijft je netwerk groeien, organisch en betrouwbaar.

2. Screen freelancers goed voordat je hen op een klus zet
Een cv vertelt je slechts een deel van het verhaal. Voordat Sebastian iemand aanneemt, voert zijn team gestructureerde screeningsgesprekken uit die drie dingen behandelen: de technische kennis die relevant is voor de rol, de apparatuur waarmee iemand werkt en hoe diegene problemen ter plaatse oplost.

Het is ook een kans om een realistisch beeld te krijgen van waar iemand staat in zijn of haar loopbaan. Niet elke kandidaat is klaar voor elke rol, maar de juiste instelling telt. Bij MayCo investeren ze in het opleiden van mensen, want iemand helpen groeien bouwt loyaliteit op die blijft.

3. Zorg dat je freelancers klaar zijn voor succes
De manier waarop je je freelancers voorbereidt op een klus speelt een grote rol in het behoud ervan. Zorg er vóór elk project voor dat zij alles hebben wat ze nodig hebben: relevante documenten zoals showboeken, plattegronden en callsheets, parkeerinformatie en een helder beeld van hoe de dag eruitziet. Complexe opstellingen bespreek je van tevoren. Sebastian noemt dit 'een open speelboek hanteren'. Hoe beter geïnformeerd een freelancer een klus binnenloopt, hoe beter hij of zij presteert.

Platforms zoals Rentman's Personeelsplanning Software maken dit eenvoudig. Je koppelt documenten, schema's en notities direct aan de boeking van een crewlid, zodat alles wat zij nodig hebben op één plek staat. En met de mobiele app van Rentman heeft je crew ook onderweg toegang tot al die informatie.

4. Heb altijd een back-upplan
Zelfs met sterke relaties en heldere communicatie kunnen mensen afzeggen. Lastminute afmeldingen zijn een realiteit in deze industrie en in het hoogseizoen is er weinig ruimte om te herstellen. Voor grotere klussen bezet MayCo een of twee extra plaatsen en houdt men een breed genoeg netwerk aan, zodat als iemand uitvalt, er vrijwel altijd iemand beschikbaar is om in te springen. Het opbouwen van die buffer kost tijd, en juist daarom zijn de rustigere maanden het perfecte moment om je netwerk uit te breiden en relaties te verstevigen.

5. Gebruik rustige seizoenen om verbonden te blijven
Rustigere periodes zijn geen verloren tijd. Ze zijn een kans om je freelancerelaties te versterken. Bij MayCo worden de rustigere maanden gebruikt voor trainingen, om mensen naar het magazijn te halen zodat ze hands-on met apparatuur aan de slag gaan, en om opnieuw contact te leggen met het netwerk.

Een simpele lunch-en-leersessie houdt mensen betrokken en bouwt een gemeenschap op. Het helpt er ook voor te zorgen dat je beste freelancers niet wegglijden naar bedrijven die het hele jaar aanwezig blijven. Freelancerelaties vereisen, net als klantenrelaties, consistente aandacht. De bedrijven die daar het hele jaar in investeren, zijn degenen met een volledige, betrouwbare crew wanneer het er echt op aankomt.

De opname van Hoe je freelancers vindt, aantrekt en behoudt is nu beschikbaar op het YouTube-kanaal van Rentman.