Complexe megaklus: Koningsvaart

De troonswissel op Koninginnedag was historisch gezien bijzonder, maar was dat zeker ook productietechnisch gezien. Ook Livetime Productions mocht op dat gebied flink aan de bak. In opdracht van de Gemeente Amsterdam in het centrum van die stad, maar ook in opdracht van IDTV bij de Koningsvaart op het IJ. "Feitelijk waren dat dertig evenementjes op zich, verdeeld over een groot gebied en deels op pontons in de vaargeul van het IJ", omschrijft Olivier Monod de Froideville (Livetime Productions) het bijzondere karakter van de Koningsvaart.

De Gemeente Amsterdam had op Koninginnedag als gastheer nogal wat evenementen in haar stad, die selfsupporting waren. Maar er waren ook heel veel bezoekers in de stad die gefaciliteerd moesten worden met schermen, wandelroutes en allerlei veiligheidsmaatregelen. "Daarvoor hebben wij bijvoorbeeld 22 kilometer aan hekwerken geplaatst in de stad", vertelt Monod de Froideville. "Daarnaast hebben we ook de coördinatie verzorgd rondom de schermen en stroomvoorziening door de hele binnenstad, maar ook barriers en de geluidsversterking op de Dam. Allemaal dingen die gedaan moesten worden om de bezoekers aan te kunnen en ze te faciliteren. Deze opdracht verliep rechtstreeks via de Gemeente Amsterdam, waar we al vaker producties voor gedaan hebben, zoals de laatste drie kampioenshuldigingen van Ajax."

Naast dit traject liep een nog veel omvangrijker traject voor Livetime Productions. IDTV mocht namelijk alles rondom de Koningsvaart ? een cadeau van de stad Amsterdam aan de het Koningspaar, in de vorm van een soort mini-Sail op het IJ ? produceren en nam daarbij voor de technische productie Livetime Productions in de arm. IDTV won de pitch die was uitgeschreven door de gemeente Amsterdam met een creatief concept aanvullend op wat de gemeente zelf reeds had bedacht. Zo werd ook het thema 'dit is uw land' bedacht. Waar normaal een stad zich presenteert op Koninginnedag, moest nu het land zich gaan presenteren op het water, terwijl het koninklijk paar er op een boot langs zou varen. Olivier Monod de Froideville: "Sport, cultuur, authenticiteit, innovatie, Dutch design?.al die facetten van Nederland werden gepresenteerd op het water, met een mini-Sail als decor. Wij hebben in de eerste drie weken tijd de plannen van IDTV geprobeerd te vertalen in een begroting en de benodigde faciliteiten. In dat deel van het proces konden we nog niet in productie gaan, omdat we nog niet exact wisten welke kant het op zou gaan. We hebben geprobeerd hen zoveel mogelijk handvatten te geven, waarop zij hun keuzes uiteindelijk konden baseren."

Zo'n drie weken voor de grote dag lag er een basisplan, waaruit in ieder geval duidelijk werd wat er sowieso allemaal neergezet moest worden. Op dat moment werd het team van Livetime Productions opgeschaald met acht freelancers. "Het moeilijke was dat we een enorm groot gebied moest faciliteren. Rondom het grote sportpodium was een festivalterrein, waar ook de hele dag door al dingen te doen waren", vertelt Monod de Froideville. "Dat terrein werd ingericht voor 15.000 man, compleet met cateringfaciliteiten en toiletten en dergelijke. Dit was de grootste van in totaal dertig locaties. Er zaten overigens ook kleinere dingen tussen, zoals een drijvend ballet op een ponton en een drijvende modeshow. Dan ben je met een ponton, balletvloer of catwalk, afwerking, stroomvoorziening, licht en geluid wel klaar, maar het waren wel dertig evenementjes op zich. De aankomst bij Eye was weer een stuk complexer door een 90m lange loper, een live-verbinding met Ahoy op een groot LED scherm, een stuk opera, etc, net als de finale, met elf percussionisten op het water, vuurwerk en F16's die overvlogen." Ook het nautische programma was een productie op zich. "Verder waren er verschillende drijvende schermen voor het publiek op de kades, die werden voorzien van het geluid van de televisie-uitzending. Zo werd alles onderverdeeld en werden productiemanagers op al die onderdelen gezet. Drie projectmanagers hielden de helikopterview."

Voortdurend was er onder de betrokken partijen het besef dat ze met een unieke gebeurtenis bezig waren. Een stukje geschiedenis, dat heel wat teweeg brengt. Monod de Froideville: "Het was echt heel veel werk, maar iedereen stond er hetzelfde in. De gemeente, IDTV, leveranciers, freelancers?.iedereen vond het zo mooi om hier aan mee te mogen werken, dat alle uitdagingen met de grootst mogelijke flexibiliteit door iedereen aan werden gepakt. Het is echt een klus die samen geklaard is, alle partijen hebben het super gedaan." Ook bijzonder aan de productie was dat via de televisie de hele wereld kon meekijken. De NOS had een megaproductie aan de Koningsvaart (zie kader 'de inzet van de NOS'). "Wat daar zonder storingen allemaal aan draadloze signalen de lucht in ging was echt bizar", vertelt Monod de Froideville. "Het geluid van de dertig locaties moest ook naar de NOS, omdat ze dat wilden meenemen in hun uitzending. Daarvoor werd RF Transmission ingeschakeld, dat ervoor heeft gezorgd dat al die losse geluidssetjes ook bij de NOS binnenkwamen, echt een klus van formaat."

Naar de verscheidene videoschermen voor het publiek moest uiteraard een videosignaal, waarvoor Videolink in de arm werd genomen (zie kader 'de bijdrage van Videolink'). Meest complexe was wellicht dat er ook een showlijn voor alle losse onderdelen moest zijn. Monod de Froideville: "Waar je normaal gesproken met zijn allen op een intercomlijn zit, wilden we hier dat je Ahoy kon cue-en voor het Koningslied, maar ook de dertig locaties op het water en de F16's. En dat allemaal vanuit één centrale regie. Daarvoor hadden we de internationale communicatiehelden van Riedel ingeschakeld, die een waanzinnige job hebben neergezet door ervoor te zorgen dat IDTV vanuit een centrale regie iedereen zijn cues kon geven."

Ook voor pontonverhuurder Van Hameren was een belangrijke rol weggelegd bij de Koningsvaart. Het bedrijf leverde 250 koppelpontons waarvan uiteindelijk veertien drijvende objecten gecreëerd werden. De gecreëerde eilanden moesten bovendien muurvast worden gelegd in de vaargeul van het IJ. "Met ankers lukte dat niet en daarom hebben we vijftien meter lange spudpalen gemaakt in onze eigen werkplaats", vertelt Rob van Hameren. "We waren op de dag zelf al om 06.00 uur in Amsterdam, met maarliefst 8 duwboten voor alle vaarbewegingen aangezien alle eilanden om 13.00 uur op hun plek moesten liggen en dat pas op de dag zelf mocht gebeuren. Na afloop trokken we met speciale kraanschepen alle spudpalen er weer uit en voer alles terug naar het dok voor de afbouw. Al met al was het ook voor ons een superklus om mee te maken en waar nog jaren over gepraat zal worden."

Voor Livetime Productions was het de meest complexe klus die het bedrijf ooit gedaan heeft. "Dat zit 'm niet in de grootsheid van de show, maar juist in het hele logistieke proces", legt Monod de Froideville uit. "Een groot gebied, het feit dat het midden op het IJ plaatsvond, het grote aantal kleine evenementjes, de televisie-uitzending én het feit dat we ook met nieuwe dingen te maken kregen. Het werken in een diepe vaargeul bijvoorbeeld, of F16's die overvlogen." Ook nieuw was het feit dat niet alleen een mobiele radiostudio geplaatst moest worden, maar dat ook alle boten (die als decor dienden) moesten kunnen meeluisteren. "Toen kwam het idee om een tijdelijke FM-frequentie de lucht in te gooien", vertelt Monod de Froideville. "Broadcast Partners zorgde voor de zendapparatuur en bij Agentschap Telecom werd een frequentie aangevraagd. We kregen een vergunning en dus een evenementenradiostation en zo kon iedereen op het IJ op Koningsvaart FM meeluisteren naar de muziek, de interviews en alles wat er nog meer was."

Het waren al met al tropenweken voor Livetime Productions. "De buitenwereld was er even niet", vertelt Monod de Froideville. "Het waren lange dagen, maar dat verbroedert ook en dat gaat verder dan alleen binnen de eigen organisatie. Kijk bijvoorbeeld alleen al naar het team van IDTV, dat keihard gewerkt heeft en ook super positief in de wedstrijd stond. Het was echt uniek, er bestond geen hiërarchie en het was een klus die met zijn allen geklaard is." Het is één van de dingen die de klus extra bijzonder maakte, naast de nieuwe dingen waar het team mee te maken kreeg. "We merkten nu ook dat onze organisatie waar we 7,5 jaar aan gebouwd hebben ook overeind blijft als 'ie op volle toeren draait. Alles viel op zijn plek, zonder problemen, alles werkte?.dat is mooi om te zien. Het is ook voor ons een bevestiging geweest dat we zoiets als de Koningsvaart inderdaad aankunnen. Als we nu terugkijken op deze productie kunnen we dan ook niet anders dan apetrots zijn."

"We hebben op Koningsdag twee identieke DVB-T zenders geplaatst om een 100% zekerheid te garanderen aan de klant", vertelt Peter Dokman, technisch directeur van Videolink. "Volledig redundant dus. Bij de ontvangstpunten hebben we zowel voor beeld als geluid professionele ontvangers gebruikt met een dubbele antenne ingang (diversity) om wederom maximale betrouwbaarheid te garanderen. Dit was een project waarbij draadloze verbindingen een zeer grote rol speelden. Omdat het bereik van de DVB-T zender dit keer maar een paar kilometer hoefde te zijn, hebben we het zendvermogen beperkt gehouden. De druk op de beschikbare frequenties was namelijk erg hoog, want niet alleen de omroep had honderden frequenties in gebruik, maar ook de politie en andere veiligheidsdiensten eisten hun ruimte in het frequentiespectrum op.  In het hele voortraject hebben we goed overleg gehad met Agentschap Telecom en ondanks de korte voorbereidingstijd heeft onze opdrachtgever Livetime alles perfect geregeld. Ik ben blij dat we in de voorbereidingen veel aandacht hebben besteed aan overleg met de medegebruikers van het frequentiespectrum. Ook onze draadloze camera's hebben probleemloos gewerkt, dus we kunnen terugkijken op een perfect verlopen evenement."  

- 3 SNG's

- 1 Russian Arm op een boot

- 2 boten met draadloze camera's

- 25 camera's verdeeld over 5 locaties

- 1 extreme crane

- 2 audiowagens

- 1 helikopter en 1 vliegtuig

- 9 audio uplinks

- 3 reportagewagens

- 2 camera's op motoren

- 200 man personeel

Van de geprinte Nachtwacht en de aankleding van het drijvende Sportpodium tot aan de afwerking van de vele pontons en de 90 meter lange oranje loper waarop koning Willem Alexander en koningin Máxima de Koningsvaart begonnen. De aankleding en afwerking was in handen van de signtuners van LENN. "Doordat wij de gehele signing uit handen hebben genomen, kon Livetime zich focussen op andere werkzaamheden. Dit betekende tijdswinst voor de technisch producent", legt eigenaar Erik Lenstra uit. Na een inventarisatie wat er nodig was aan doeken, afrok, tapijt, frames, sponsoruitingen en routing, heeft LENN de artwork-handling en uitvoerplanning verzorgd en alle printmaterialen geproduceerd. De uitingen zijn vervolgens door een team van signtuners gemonteerd. LENN werkt met eigen DTP'ers, heeft ook een brede verhuurtak en ontwikkelt nieuwe systemen en materialen die evenementen mooier maken."

"Het was voor ons een enorme eer om de gemeente bij dit project te helpen. We zijn wel wat gewend, maar een project van deze omvang met een productietijd van slechts 7 weken, dat hebben we nog nooit eerder gedaan. We vonden het ook erg spannend. We wilden een feestelijk, trots beeld van Nederland neerzetten. In ons kritische landje doe je zoiets niet zo snel goed. Gelukkig waren er eigenlijk alleen maar positieve reacties. Dat was geweldig. Het was ook voor ons een hoogtepunt. We hebben vooral veel plezier gehad met zijn allen, dat blijft ons bij!"

"Op het moment dat we hoorden dat we de pitch hadden gewonnen, waren er nog 7 weken tot 30 april. We wisten nog niet wat de concrete invulling precies zou worden, maar zijn wel gelijk gaan opschalen. In de eerste weken hadden we echt iedere dag weer een paar nieuwe collega's. In dezelfde periode liepen er ook nog een paar andere projecten. Zo stonden we 4 dagen na de Koningsvaart alweer op de Dam voor de Nationale Herdenking en produceerden we een dag later het 5 mei concert, opnieuw met Koninklijk bezoek." Dit project was bij uitstek de gelegenheid om ruzie te krijgen. De druk was enorm, er waren heel veel partijen betrokken met soms heel tegengestelde belangen. Je zult bijvoorbeeld maar verantwoordelijk zijn voor de veiligheid op deze dag. Dan zit je niet direct te wachten op een creatieve club die allemaal spannende dingen vlak bij de nieuwe Koning bedenkt.

Er is nergens ruzie geweest, integendeel. Ik ben er heel trots op dat we er echt met z'n allen een groot feest van hebben gemaakt."

"Er zijn in Nederland niet zo veel partijen die de technische productie van zo'n project aankunnen. We wisten dat we een flexibele club nodig hadden met ervaring op het water en met kennis van complexe draadloze techniek. We werken al jaren heel goed samen met Livetime, dus de keuze was snel gemaakt. We zijn heel blij met de manier waarop Livetime en al hun partners het project hebben opgepakt. We hebben het ze niet makkelijk gemaakt, maar het is allemaal perfect verlopen. Er had zoveel mis kunnen gaan, er was eigenlijk niet genoeg tijd om me over al die dingen zorgen te maken. Door de enorme inzet van iedereen bij Livetime was dat ook helemaal niet nodig. Het was al met al een bijzonder spannende klus, die veel energie heeft gekost, maar nog veel meer heeft opgeleverd. Het was geweldig om met zoveel verschillende partijen iets moois te mogen maken. We zijn opgelucht en enorm trots!"

- Accuraat Verhuur

- AED Rent

- Almat

- Ampco

- Audio Electronics Matthijssen

- Beamsystems

- Crewworks

- CT Holland

- Da Capo

- Doornbos

- Faber AV

- F&L Powerrental

- Hebo

- Interstage

- Intertent

- Jos Blom

- Layhgo

- Lenn

- Movements AV

- Purple Haze

- Philippo

- Portolet

- Production Solutions

- Quinty's crew

- Rentall

- Riedel

- RF Transmission

- Showlight

- StageCo

- Van Hameren

- Verschoor Verhuur

- Videolink

- Winter Audio Service