Nationaal Evenementen Symposium 2013

Nationaal Evenementen Symposium

Eind november vond in de Ziggo Dome het Nationaal Evenementen Symposium 2013 plaats. Rode draad deze dag was 'Evenement en veiligheid: van 2.0 naar 3.0'.  De organisatoren, brancheorganisaties VVEM en De Nederlandse Veiligheidsbranche (Sectie Evenementen- & Horecabeveiliging) zorgden voor even gevarieerde als interessante dag en AV & Entertainment Magazine mocht aanwezig zijn.

Wie over evenementen praat, komt vroeg of laat over veiligheid te spreken. Het is een uitermate belangrijk thema en voor organisatoren is het dan ook zaak de veiligheid op en rond hun evenementen op een professionele manier te waarborgen. Veel evenementen verlopen vlekkeloos en in een harmonieuze samenwerking tussen organisatoren en overheden, maar niet overal gebeurt dat op de meest logische manier. Van eenduidigheid in het hele land is al helemaal geen sprake. Voor de organisatie van het goed bezochte Nationaal Evenementen Symposium een goede reden om juist dit onderwerp centraal te stellen op deze dag. Plaats van handeling was de Ziggo Dome, waarin ook rondleidingen werden gegeven, en op het programma stond een breed aanbod van sprekers en deelsessies. Centrale vraag was dus hoe we samen van '2.0 naar 3.0' kunnen gaan wat betreft het organiseren van goede en veilige evenementen.

De opening in de Ziggo Dome werd verzocht door presentator Jan Douwe Kroeske, die in de plenaire zaal allereerst de twee organiserende brancheorganisaties aan het woord liet in de persoon van Hèrald van de Bunt (VVEM) en Gerard van Duykeren (Sectie Evenementen- en Horecabeveiliging van de Nederlandse Veiligheidsbranche). Op de vraag wat voor hen op dit moment de meest duidelijke trend is in de evenementenbranche, antwoordde Van de Bunt dat hem vooral nog altijd opvalt dat de overheid zich steeds verder terugtrekt op dit gebied: "Lokale overheden leggen namelijk steeds meer uitvoerende taken neer bij de evenementenorganisaties zelf." Van Duykeren was het eens met de opmerkingen van Van de Bunt en gaf als voorbeeld het aantal bezoekers dat je per vierkante meter mag aanhouden. Volgens hem kun je namelijk helemaal niet zo makkelijk een vastgesteld aantal bepalen dat voor elke locatie geldt: "Je moet daarbij namelijk met allerlei facetten rekening houden. Soms wordt een aantal van 3 bezoekers per vierkante meter gehanteerd, maar op andere plekken gaan ze uit van 2,7. Je moet naar elke situatie afzonderlijk kijken wat dat aangaat. Voor een podium kun je namelijk wel uitgaan van 6 mensen op 1 meter, terwijl je ook plekken hebt waar je geen zichtlijn meer hebt en je dus moet gaan rekenen met 0 mensen per meter." Wat betreft beveiligers is het volgens Van Duykeren hetzelfde: "Bij sommige evenementen zijn twee beveiligers op tweeduizend bezoekers al voldoende, maar op andere plekken worden veel meer beveiligers gevraagd om alles in goede banen te houden. We moeten met zijn allen dan ook vooral naar de inhoud blijven kijken."

Vervolgens was het woord aan de Amsterdamse wethouder Eric van der Burg, die de honneurs waarnam voor burgemeester Eberhard van der Laan, die door ziekte verstek moest laten gaan. Met jaarlijks ruim tweehonderd evenementen met meer dan tweeduizend bezoekers, mag Amsterdam zich met recht een evenementenstad van formaat noemen. Al helemaal aangezien veel van die evenementen ook nog eens vlak na elkaar plaatsvinden, zoals bijvoorbeeld met Koninginnedag (en dit jaar de kroning van Koning Willem-Alexander), Dodenherdenking en Bevrijdingsdag, terwijl ook Ajax nog eens gehuldigd werd wegens het behaalde kampioenschap in de Eredivisie. "We hebben er per 2011 in Amsterdam voor gekozen om de evenementen meer te verspreiden over de hele stad en dat blijkt prima te werken", vertelde Van der Burg. Spreiding en variatie zijn volgens de wethouder sleutelwoorden in Amsterdam: "Door middel van spreiding kun je niet alleen meer variatie aanbrengen in de bezoekersprofielen, maar ook in openingstijden en soorten locaties. De beste manier om meer veiligheid te creëren is door meer evenementen te realiseren. Ook is het bijzonder belangrijk om goed te communiceren met je bezoekers. Op die manier kun je publieksstromen namelijk op een gedegen manier sturing geven. In Amsterdam hebben we een applicatie ontwikkeld die realtime kan aangeven hoe druk het op een bepaald moment op een bepaalde plek is. Als je dat tijdig aangeeft, dan geef je het publiek de gelegenheid om die plekken te mijden."

Ook Peter van der Velden ? al 25 jaar burgemeester van Breda ? deelde zijn ervaringen op evenementengebied. Van der Velden bleek bijzonder trots te zijn op de evenementen die in zijn stad georganiseerd worden: "Wie nooit een evenement in Breda heeft meegemaakt, die heeft niet geleefd", zo beweerde hij. Juist in een stad als Breda is een gedegen voorbereiding trouwens van levensbelang, gaf hij verder aan: "Breda heeft een fraaie historische binnenstad, maar juist dat maakt het organisatorisch moeilijk. Het is dan voor overheid en organisatoren zaak om elkaar vertrouwen te durven geven." De burgemeester legde verder uit dat Breda een prima Evenementen Overleg kent, waarin overlegd wordt tussen gemeente, hulpdiensten, organisatoren en horecaondernemers. Bovendien is het convenant 'Veilig uitgaan' gesloten met de horecaondernemers in de binnenstad én is het keurmerk Horecabeveiliging daar verplicht gesteld. Een andere maatregel in Breda is de geïntroduceerde Collectieve Ontzegging, vertelde Van der Velden: "Uitgaanspubliek dat ergens voor problemen zorgt, komt ook op andere plekken dan niet meer binnen. In 2013 is zo'n gebiedsverbod aan 60 stappers opgelegd. Jongeren die gebruikmaken van een valse identiteitskaart worden in Breda bovendien naar Bureau HALT gestuurd voor een gesprek met horeca, politie en ouders. Jongeren beseffen namelijk niet dat zo'n overtreding niet alleen consequenties voor henzelf heeft, maar dat ze ook de horecaondernemers met problemen kunnen opzadelen. Die kunnen namelijk hun horecavergunning kwijtraken als ze alcohol schenken aan minderjarigen."

Festivalgoeroe en Pinkpopbaas Jan Smeets liet vervolgens zijn licht schijnen op de veiligheid bij evenementen in het algemeen en Pinkpop in het bijzonder. De Limburger kent zijn pappenheimers en put uit zo'n vijftig jaar aan ervaring. Hij heeft het wereldje dan ook nogal zien veranderen. Zijn allereerste Pinkpop werd georganiseerd met een budget van 15.000 gulden, terwijl de editie van 2013 een budget kenden van tien miljoen euro. Alleen al aan veiligheid werd deze jaargang één miljoen euro besteed. Wat dat betreft gaf Smeets dan ook aan al alles te doen aan de veiligheid op het festival en in feite al lang te zijn aanbeland bij 3.0, refererend aan het thema van het Nationaal Evenementen Symposium. Een andere opmerking van Smeets ging over het feit dat eerder op de ochtend 'de terugtredende overheid' als opvallendste trend in de branche werd geconstateerd. "Ik merk namelijk het tegenovergestelde", zo zei hij. "De vrijheid van vroeger is weg en je kan wel zeggen dat we een samenleving hebben gecreëerd waarbij de ene helft de andere helft controleert en als we niks te controleren hebben, dan zoeken we wel iets om te controleren. Dan moet je weer ergens opdraven en moet je weer het een en ander uitleggen, vaak ook nog aan iemand die nauwelijks weet waar hij over praat. Het lijkt af en toe wel op ondernemertje pesten."

Als Smeets terugkijkt op 44 jaar Pinkpop, dan kan hij alleen maar constateren dat zijn organisatie al lang is aangekomen op 3.0: "We hebben onze wijsheid in al die jaren opgedaan. Niet alleen op Pinkpop, maar ook op zo'n beetje elk ander noemenswaardig festival in Europa. Elk festival heeft zijn goede en leuke ideeën en als je dat allemaal verzamelt, dan kom je in mijn optiek tot een mooi georganiseerd geheel." Toch zijn er ook grote verschillen, aldus Smeets: "Er zijn zelfs vervelende verschillen in die zin, dat je kunt spreken van oneerlijke concurrentie. Als je in een ander land mag eindigen om 02.00 uur terwijl je zelf moet eindigen om 23.00 uur, waar ik overigens helemaal niet op tegen ben, dan heb je soms al een probleem omdat er bands zijn die alleen maar in het donker willen spelen." Smeets vraagt zich verder af waar de tijd van 'love and peace' gebleven is: "Van de romantische tijd van vroeger is bijna niets meer over. Er is soms een overdreven regelgeving, maar ons publiek komt naar Pinkpop om drie dagen aan de maatschappij te ontsnappen, niet om in een opvoedkamp terecht te komen. Wij doen er overigens alles aan om de veiligheid te waarborgen. We gebruiken barriers, we verdelen het publiek in vakken en gebruiken polsbandjes, stagediven en crowdsurfen zijn al lang verboden, we hebben bliksemafleiders, een geluidslimiet en werken met de beste partijen die er zijn. Meer kun je niet doen." Smeets vertelde nog veel meer anekdotes, maar feitelijk was de kern van zijn verhaal samen te vatten in één oproep richting de overheden: "Laat het ons zelf maar allemaal regelen."

Tot slot schoven we aan bij de presentatie van Rogier Houtman (Tentech) en Marcel van Uffelen (Peutz), die met behulp van schaalmodellen van tenten in een windtunnel de windgevoeligheid hebben getest van festivaltenten en aluhallen. Ze werden geïntroduceerd door Debbie Reinders (TentenVerhuurDivisie), die ook vertelde hoe het onderzoek tot stand is gekomen. Reden voor het onderzoek was het feit dat de geldende norm (NEN-EN 13782) niet voldoet. Dit omdat bij die normering alleen wordt uitgegaan van gesloten tenten en hallen, terwijl ze in de praktijk bijna altijd (deels) open gebruikt worden. Er werden schaalmodellen gemaakt, waarbij rekening werd gehouden met de doekstijfheid en waarop in de windtunnel sensoren werden geplaatst die op de juiste plekken de winddruk konden meten. De tenten werden op verschillende manieren getest. De ene keer helemaal gesloten, dan met alleen een zijkant open, drie kanten open, enz. enz. Vervolgens werd vanuit 24 windrichtingen druk uitgeoefend op de schaalmodellen, waarbij de krachten dus middels de sensoren werden berekend. Uiteindelijk bleek dat de resultaten gunstiger waren dan voor de geldende norm noodzakelijk is. Feit is dan ook dat het beter is naar elke constructie afzonderlijk te kijken en niet klakkeloos van een bouwboek uit te gaan. Dit omdat de windbelasting nu eenmaal anders is naarmate een tent meer of minder open gebruikt wordt. De resultaten worden meegenomen in toekomstige overleggen met de geldende instanties, zo werd verteld en blijven ? in ieder geval voorlopig ? in het bezit van de partijen die bij het onderzoek betrokken waren.

Andere deelsessies, waar AV & Entertainment Magazine niet bij aanwezig kon zijn, gingen o.a. over brandveiligheid bij evenementen, ervaringen uit het buitenland, drank en drugs in 2014, personeel anno nu en risicoanalyse 3.0. De geluiden van de aanwezigen over de opzet en de inhoud van de dag waren positief. Wie bij een toekomstige editie aanwezig wil zijn doet er goed aan bijvoorbeeld de website van de VVEM in de gaten te houden: www.vvem.nl.