Het belang van verzekeren

Het belang van verzekeren:

Je wil er niet aan denken, maar komt er toch echt niet onderuit. Er kán namelijk nogal wat mis gaan bij (de organisatie van) een evenement. Schade, diefstal, slecht weer, je kunt er zo maar mee te maken krijgen. Het zijn onvoorziene omstandigheden, waar je jezelf gelukkig tegen kunt wapenen. Met speciale evenementenverzekeringen bijvoorbeeld. Drie professionals aan het woord.

DSV Mediapolis heeft ruim twintig jaar ervaring als verzekeringsmakelaar in de entertainmentbranche en is daar met zes specialisten fulltime mee bezig. "We hebben ons gespecialiseerd in alles wat te maken heeft met media en entertainment", vertelt Kai Metselaar. "Van cameraman tot omroep en van facilitair bedrijf tot producent of evenementenorganisator, ze kunnen allemaal bij ons terecht. We werken nauw samen met onze klanten en volgen zodoende de ontwikkelingen in de branche. Juist omdat we als intermediair ook op de assurantiebeurs opereren, zijn we in staat vanuit onze expertise met de klant het risicoprofiel op te stellen en passende oplossingen aan te reiken. Waaronder verzekeringen dus, die op maat worden geschreven en ter ondertekening worden aangeboden aan diverse verzekeraars."

Ook Bram Don (Omnido Evenementenverzekeringen) kan bogen op meer dan twintig jaar ervaring in evenementenverzekeringen. "Praktische kennis komt overigens niet alleen uit gesprekken met organisatoren, producenten en verhuurders, maar ook uit vakliteratuur, het bezoeken van evenementenbeurzen en zeker ook de bezichtiging van op- en afbouwdagen en de evenementen zelf", vertelt hij. "Naast al deze activiteiten op het gebied van evenementen krijgen alle medewerkers bij ons ook een persoonlijk opleidingsplan. Zo heb ik als evenementenspecialist een afgeronde volmachtopleiding, waardoor een ideale koppeling gemaakt kan worden voor de vertaling van een evenement naar risico en verzekeren."

Verzekeringsmakelaar Klap is de derde partij die in dit verhaal aan het woord komt. Klap Evenementenverzekeringen adviseert de gehele evenementenbranche, met name met betrekking tot aansprakelijkheid en de evenementenverzekering. "We staan onze klanten bij met advies over de voorwaarden, verzekeringsdekking en met een zeer professioneel schadetraject voor alle soorten van evenementenschades", vertelt Michiel Bredius. "We zijn lid van de VVEM en partner van het GvE, FEP en MPL, maar ook preferred supplier voor de IDEA-bureaus. Mede door al die samenwerkingen kunnen we onze kennis van de markt verder versterken. Zelf zit ik ook in het bestuur van de Stichting Sail Amsterdam, waardoor ik ook kennis heb over de processen, vergunningen en krachtenvelden in de evenementenbranche."

Elke financiële dienstverlener met de juiste vergunning van de Autoriteit Financiële Markten (AFM) kan in principe een evenement verzekeren. Bram Don: "Onze visie is echter dat je een evenement pas goed kunt verzekeren als je kennis hebt van zowel het (evenementen)risico als de specifieke (evenementen)dekking. Bij een partij zonder affiniteit met evenementen loop je sterk het risico dat het verzekeringsproduct niet aansluit bij het risico. Bovendien kan het zijn dat je geen inzicht krijgt in de risico's die je loopt ondanks de evenementendekking." Kai Metselaar is het daar mee eens: "Wij zijn van mening dat de entertainmentbranche een bedrijfstak is die echt op zichzelf staat. Wil je die bedienen, dan moet je jezelf erin verdiepen. Iedere productie is uniek in aanpak en risicoanalyse. Bij filmproducties hebben verzekeraars überhaupt geen standaard oplossing. Wel komt het vaak voor dat een niet-gespecialiseerd bedrijf ons benadert en wij namens hen de risico's met de klant afhandelen."

Het is volgens de kenners dan ook echt aan te raden met een gespecialiseerde partij in zee te gaan. Michiel Bredius: "Zodoende krijgen organisatoren optimaal advies welke dekkingsrubrieken te verzekeren. Voor de materiaaldekking bijvoorbeeld, helpen wij de organisatie om te bepalen of de toeleverancier voor verzekeringsdekking zorgdraagt of niet, en voor welke verzekerde som de verhuurde materialen verzekerd dienen te worden en door wie. Ook voor dekkingsrubrieken als onkosten, non-appearance, aansprakelijkheid, extreem weer, ongevallen en geld is deugdelijk advies belangrijk." Volgens Kai Metselaar is ervaring het toverwoord: "En die ervaring kun je alleen opbouwen door vaak met iets in aanraking te komen. Wij zijn als DSV in staat om alle opgedane ervaring bij onze relaties om te zetten in kennis, die we vervolgens weer anoniem delen in ons portefeuille. Voortdurend confronteren onze klanten ons met nieuwe uitdagingen, waarvoor we oplossingen verzinnen die we integreren in ons product. Zo verbeteren we ook onze producten telkens weer."

"Hoewel we merken dat de evenementenbranche in de afgelopen jaren een professionaliseringsslag heeft gemaakt, zijn er nog altijd organisatoren die dit onderwerp niet de benodigde aandacht geven", reageert Bram Don op de vraag of nog vaak te laat aan het verzekeren van een productie wordt gedacht. "Zeker bij de kleinere evenementen, vaak met een culturele inslag, is dat zichtbaar. Het zou daarom ook goed zijn om het onderwerp 'verzekeren' een prominentere plaats te geven in opleidingstrajecten. Voor ons is het verstrekken van informatie omtrent risico's bij het organiseren van evenementen een belangrijke motivatie geweest om ons aan te sluiten bij de VVEM. Onze processen zijn overigens zo ingericht dat we ook laatkomers van dienst kunnen zijn, maar het heeft uiteraard niet de voorkeur. Vooral niet omdat laattijdig verzekeren afbreuk kan doen aan de dekking."

Het zou kunnen zijn dat partijen een evenementenverzekering soms als een lastige kostenpost zien, al helemaal als achteraf blijkt dat het niet nodig is geweest. "Maar ook dat gaat de goede kant op", vertelt Michiel Bredius desgevraagd. "Dat komt zeker ook omdat de premie in de afgelopen jaren naar beneden is bijgesteld en klanten zich meer bewust zijn van de risico's en dus het belang van de verzekering meer inzien. Overigens is de rol van gemeentes ook veranderd bij het verlenen van vergunningen en wordt in de regel geëist dat organisatoren een adequate evenementenverzekering hebben en risico beperkende maatregelen hebben getroffen." Bram Don geeft aan dat hij überhaupt niet de indruk heeft dat het nog wel eens als een lastige kostenpost gezien wordt. "Een goede dekking geeft een stuk zekerheid, die ook de nodige nachtrust moest garanderen. Dat je achteraf geen claim hebt om in te dienen is altijd het streven van zowel de organisator als de verzekeraar. Punt van aandacht is wel dat zelden genoeg wordt begroot voor een verzekering. Het is hierin te adviseren dat bij de budgettering een eerste inventarisatie wordt gedaan. Op voorhand is namelijk al goed aan te geven welke risico's welke kosten met zich meebrengen. Zo komt je tot een juiste begroting en hoeft de post 'onvoorzien' niet te worden aangewend voor het verzekeringsdeel."

Volgens Kai Metselaar ziet nog niet iedereen het belang van verzekeren in: "Wel is het belangrijk in te zien dat je premie betaalt om een onvoorziene schade op een goede manier uitbetaald te krijgen", vertelt hij. "Zo ben je in staat om grote kosten op te vangen, zodat het bedrijf kan voortbestaan. Dat dit niet de enige oplossing is in het totaal aan risicomanagement, is voor ons evident. Klanten adviseren binnen het gehele risicospectrum is dan ook onze belangrijkste taak als assurantiemakelaar. Zo kan het heel goed zijn dat, na een zorgvuldige risicoanalyse, ons advies luidt voor bepaalde risico's geen verzekering af te sluiten, maar dat de oplossing juist ligt in het nemen van bijvoorbeeld meer preventieve maatregelen om de kans op schade te minimaliseren."

Michiel Bredius geeft aan dat vrijwel elke productie en elk type evenement verzekerd kan worden: "Bij grote risico's of grotere evenementen vragen we meerdere verzekeraars om in co-assurantie op één polis mee te tekenen. Bij schade hebben ze dan ook maar een gedeeld risico. Dit gebeurt al honderden jaren en is een beproefd concept dat fantastisch werkt. Zo hadden we bijvoorbeeld door een aardbeving een grote schade in Chili, waarbij een groot evenement geen doorgang kon vinden. De organisator heeft het evenement uiteindelijk in Brazilië kunnen organiseren en de verzekeraars hebben alle bijkomende kosten keurig vergoed. Dat ging mede zo snel doordat alle verzekeraars 'slechts' hun aandeel in de polis hoefden te betalen."

Verzekeren is een vrije keuze en zou dat volgens Bram Don vooral ook moeten zijn. "Enkele uitzonderingen daargelaten, zoals bij motorvoertuigen", benadrukt hij. "Vergis je daarbij overigens niet in het gebruik van Manitou's en dergelijke, die ook onder deze verplichting vallen. Als een organisator een goede inschatting heeft gemaakt van zijn risico en ervoor kiest dit risico afdoende af te schermen door bijvoorbeeld afspraken met leveranciers of het nemen van preventiemaatregelen en vervolgens het overblijvende risico zelf wil lopen, dan is dat een vrije keus. Er is dan in ieder geval (in enige mate) nagedacht over het risico. Het wordt pas onverstandig als er niet is nagedacht, of als er wordt gegokt dat er geen schade zal zijn, terwijl het niet inzichtelijk is wat de gevolgen kunnen zijn van een eventuele schade. Veel evenementen worden overigens in de rechtsvorm van stichting georganiseerd. Het niet afdoende verzekeren van de risico's kan daarbij als onbehoorlijk bestuur worden vertaald en daarmee lopen de bestuurders een verhoogd risico om hiervoor te worden aangesproken. Dit heeft dan weer verregaande gevolgen voor het privévermogen van de bestuurdersleden."

Kai Metselaar vult aan: "Men zegt wel eens dat berouw na de zonde komt. Het is makkelijk om achteraf je conclusies te trekken, maar in ons vak draait het er juist om vooraf alle risico's en signalen te signaleren. Het is een continue cirkel van risico's vermijden, beperken of overdragen. Allemaal om de financiële gevolgen van de risico's inzichtelijk te hebben en zo mogelijk te beheersen. Bewust kiezen om een risico niet te verzekeren is zeker niet dom, maar wel als de keuze niet is onderzocht en dus niet bewust is gemaakt."

Preventietips

(bron: www.evenementverzekerd.nl)

Zorg dat voor iedere medewerker duidelijk is wat zijn of haar taken zijn en wie voor deze persoon aanspreekpunt is. Met name in geval van calamiteiten is dit een zeer belangrijk gegeven. Let hierbij vooral op de communicatiemogelijkheden, zoals mobiele nummers en portofoonkanalen. 

Controleer de offertes en leveringsvoorwaarden van uw leveranciers. Let hierbij met name op annuleringsvoorwaarden en mogelijke nacalculaties. Verder zal een leverancier in heel veel gevallen de verantwoordelijkheid van schade bij u als huurder neerleggen. Vraag bij uw verhuurder naar de voorwaarden. 

Zeker bij sportieve activiteiten zoals een autocross is het belangrijk dat het publiek goed is afgeschermd van de baan. Vaak zal een simpel dranghek niet afdoende zijn en dient een spel van hekwerk geplaatst te worden, al dan niet in combinatie met containers. Ook dient u uw bezoekers te wijzen op de nodige vluchtroutes, brandblussers, uitgangen, etc. 

Wat nogal eens wordt vergeten is het deugdelijk toezicht tijdens afwezigheid. Ook na afloop van een evenement dient beveiliging voorzien te worden, maar zeker ook in de op- en afbouwperiode. Voor de goede orde wijzen wij u erop dat diefstal is verzekerd na braak aan een deugdelijk afgesloten gebouw of bij een gewelddadige beroving. 

U verzekert alle van buitenkomende onheilen zoals brand, storm en vandalisme. Een van binnenkomende onheil is niet verzekerd. Hierbij kunt u denken aan kortsluiting. Dus als tijdens de organisatie van uw evenement een versterker of ander elektrische installatie bijvoorbeeld valt dient u dit eerst te controleren op beschadiging. Doet u dit niet en steekt u zondermeer de stekker in het stopcontact met kortsluiting tot gevolg is de oorzaak dus niet het laten vallen, maar kortsluiting. Dit nuanceverschil is groot. Eerst controleren dus! 

In het gros van de gevallen wordt gesteld dat de huurder, u dus, verantwoordelijk is voor het aanduiden van ondergrondse leidingen en kabels. Hiervoor is een Klic melding noodzakelijk. Deze bent u als vergunninghouder overigens ook verplicht aan te vragen bij ondergrondse werkzaamheden. Hieronder wordt ook verstaan het slaan van tentharingen en bliksemafleiders. Wij raden u aan met de leverancier duidelijke afspraken te maken wie deze melding gaat doen en hoe deze kunnen worden gehanteerd.

Zelfs voor slecht weer is dekking mogelijk. Wel is het zo dat een alternatief programma bij een weersafhankelijk evenement vaak een betere oplossing is dan een verzekering. Wel kunt u de extra kosten afdekken met een slechtweer verzekering.