Fisherman’s Friend StrongmanRun

De show bij de Brandenburger Tor, die live werd uitgezonden door een groot aantal internationale televisiezenders, was het klapstuk van een aantal festiviteiten die in het weekend van 9 november in Berlijn plaatsvonden ter gelegenheid van de herdenking van de val van de Berlijnse Muur in 1989. Deze omwenteling is zonder twijfel één van de meest symbolische gebeurtenissen in de recente Duitse geschiedenis.

In april werd WICreations benaderd door Marcus Mechelhoff, Sr. Production Manager bij Mediapool GmbH, de opdrachtgever. "Zij kenden ons nog niet, maar waren naar ons doorverwezen door Stageco Duitsland", vertelt Geert Stockmans, projectmanager vanuit WICreations. "De kennismaking was hartelijk, al bij de eerste ontmoeting hadden we het gevoel dat het wel eens een leuke klus kon gaan worden." Het zou inderdaad een leuke klus worden, maar complex was het zeer zeker ook, vertelt Stockmans: "We stelden de opdrachtgever in mei van dit jaar op papier een oplossing voor die eigenlijk een verzameling was van enkele technologieën die we in de laatste tien maanden op andere projecten gebruikt hadden en waar we van konden stellen dat we daarmee in staat zouden moeten zijn om dit te kunnen realiseren. Toch bleef het 'iets verkopen op papier' en het dan echt moeten realiseren. Dit alleen al blijft een complex gegeven met een bepaalde nervositeit. De ingenieur in ons zegt dan dat we dit eerst even moeten doortesten en dan pas aanbieden. Daarnaast is een dergelijke klus met nieuwe technologieën en nieuwe constructies die je op een Duitse markt wil gebruiken wel altijd een dingetje met hun erg strikte TüV voorschriften en inspecties. Alleen dat aspect slorpt al veel energie en tijd op."

Tijdens het eerste contact werd door de klant een design getoond waarin zes grote videoschermen aan een trolly beam moesten bewegen. Die trolley beam zou in een Stageco Superroof constructie gemonteerd worden. Stockmans: "Zes videokolommen automatiseren aan een trolley beam is nog net geen dagelijkse routine bij ons, maar de gewenste afmetingen (4,8 bij 11m., red) per kolom en het feit dat het een outdoor event was, maakte ons vanaf de eerste minuut wel duidelijk dat het echt om een uitdaging ging." Al na één week van studeren op het ontwerp kwam men bij WICreations tot de conclusie dat de windlasten waar rekening mee gehouden moest worden zulke hoge eisen zouden stellen aan de constructie van Stageco, dat het net wat te eenvoudig ingestoken leek. "We zagen op dat moment meer problemen dan oplossingen", vertelt Stockmans. "We vroegen de opdrachtgever of we een voorstel mochten uitwerken op basis van een vloertrack, waarmee we de hele 'Superroof' zouden kunnen elimineren. Die 'move' durfden we te maken op basis van onze net opgedane ervaring met de tribune van de Musical 14-18. Daaruit haalden we het vertrouwen om zeer zware lasten met zeer hoge precisie te kunnen automatiseren. Toen bleek dat de Duitse creatives die wens al vanaf het beginpunt hadden gehad, maar dat ze geen technische partner hadden kunnen vinden die het aandurfde en uitvoerbaar vond. In een week tijd hebben we een conceptueel ontwerp gemaakt. Dat is verder in het traject door onze R&D afdeling verder uitgewerkt, maar in grote lijnen was de uiteindelijke uitvoering behoorlijk gelijk aan dat eerste voorstel."

De schermen gleden soepel heen en weer over de rails. Zo kon de tienduizenden bezoekers van het festival het uitzicht op de Brandenburger Tor worden ontnomen of juist getoond. Op de twee podia die vóór de Tor waren geplaatst, werden optredens verzorgd door de Duitse sterren Fantastischen Vier, Udo Lindenberger, DJ Paul Kalkbrenner en vele anderen; daarnaast gaf Peter Gabriel een unieke orkestrale uitvoering van het lied 'Heroes'. Hoogtepunt van de avond was het oplaten van 8.000 witte, met helium gevulde ballonnen die de route markeerden waar de Muur eens stond. Dit oplaten werd op het podium begeleid door het Berlijnse staatsorkest dat de Negende Symfonie van Beethoven speelde, de 'Ode aan Vreugde', onder leiding van dirigent Daniel Barenboim. Het geheel werd afgesloten met een indrukwekkende vuurwerkshow.

De set bij de Brandenburger Tor, inclusief de schermen, was zoals gezegd een ontwerp van het creatieve team van Mediapool onder leiding van Marcus Mechelhoff. Dit bedrijf was tevens de producent van de show. De schermen waren elk 11 meter hoog en 4,8 meter breed en hadden een gewicht van 9,2 ton (inclusief opbouw). Het geheel vormde dus in totaal 55 ton aan schermen ? inclusief de techniek ? die tijdens de optredens soepel en elegant heen en weer moesten kunnen rijden. De 'doorkijk' ? het onbelemmerde zicht op de Brandenburger Tor ? was het doel dat Marcus Mechelhoff nastreefde. In de 'gesloten positie' vormden de schermen één groot oppervlak. Daarmee werden de beroemde Dorische zuilen van de Brandenburger Tor geheel aan het zicht onttrokken en kon het publiek de twee podia zien die aan weerszijden ervan waren opgetrokken. De 'open' stand, met de LED-schermen naar de zijkanten gereden, bood het publiek een compleet zicht op het neoklassieke historische monument, dat speciaal voor deze gelegenheid verlicht werd middels een lichtontwerp van Björn Hermann. De speciale carts waarop de schermzuilen waren gemonteerd, waren gebaseerd op de standaard WI-Tower basisframes en trussingsegmenten van WICreations. De aandrijfunits van de carts waren gebaseerd op die welke eerder dit jaar zeer succesvol werden gebruikt tijdens de 14-18 Musical Spektakel productie in Mechelen. Daar werden ze toegepast om een complete tribune met tweeduizend mensen erop over een afstand van honderd meter heen en weer te rijden over de locatie. De aandrijfunits en het computersysteem dat de servomotoren aanstuurde, maken gebruik van het EVO-systeem van de Britse producent Kinesys. Elke cart had een eigen motor voor het aandrijfsysteem. Een tweede slave drive unit was nodig om de carts soepel door de twee gebogen segmenten van de track te leiden en om de horizontale windbelasting op de LED-schermen op te vangen.

Het op de grond geplaatste, voor zware belasting geschikte railsysteem van WICreations heeft een maximale afwijking van één centimeter. Het werd speciaal ontwikkeld voor dit project, maar met de bedoeling om het vaker toe te passen. Deze railsegmenten werden ontwikkeld door de R&D afdeling van WIcreations in nauw overleg met Stageco en zijn gebaseerd op standaard Layher systeemlengtes voor toekomstige toepassingen. De maximale bewegingssnelheid voor dit concert was 300mm per seconde, waarbij de carts uitermate soepel en precies bewogen via een Kinesys Vector controlesysteem dat voor de show werd bediend door Ross Maynard. Evenals Mediapool, dat vele belangrijke events verzorgde voor toonaangevende Duitse overheidsorganisaties, werkte het WI-team nauw samen met XL Video Germany dat de LED-schermen leverde, en de Duitse afdeling van Stageco die de structuur bouwde waarop het railsysteem rustte.

Zoals gezegd vormden de uitzonderlijke afmetingen en het gewicht van de schermen een aparte uitdaging. Daar kwam nog bij dat het allemaal moest werken in november, in de openlucht in midden-Europa, waarbij rekening moet worden gehouden met wind en andere mogelijk klimatologische omstandigheden. De voorschriften van de Duitse TüV stelden dat het systeem volledig operationeel moest kunnen zijn bij windsnelheden van maximaal 65km/u (18 meter per seconde). De consequenties die dit had voor de bouw vormden de echte uitdaging voor het R&D team van WICreations, dat onder leiding stond van Filip Wouters. Drie weken voor aanvang van de show vond een complete demonstratie met één cart plaats voor de klant in het hoofdkantoor van WI in het Belgische Heist-Op-Den-Berg.

Het tien personen tellende montageteam van WI begon een week voor het event op locatie met de opbouw van het systeem. Tijdens de montage waren de weersomstandigheden uitstekend en alle preproductie vergaderingen met Mediapool, Stageco en XL Video resulteerden in een uitermate efficiënte set-up zonder vertragingen. Op dag drie was het WI-team al bezig met tests waarbij alle zes carts waren betrokken. De Brandenburger Tor 'Einwohnerfest' show was het hoogtepunt van een weekend vol actie, inclusief kunst en interactieve installaties, ter nagedachtenis van en herinnering aan de vreedzame revolutie van 1989 en het vallen van de Muur.

Op de vraag hoe soepel de productie verlopen is voor WICreations, antwoordt Geert Stockmans helder: "Op een schaal van 10 scoort dat toch wel een 8. Mediapool krijgt hier een behoorlijk deel van de credits voor. Ze hebben als klant heel snel veel vertrouwen in ons voorstel getoond en dit al eind mei, begin juni bevestigd in een contract waardoor we een mooi traject konden uitzetten en dit netjes sequentieel konden doorlopen. Vaak maakt tijdsdruk een dergelijke aanpak onmogelijk, met onvermijdelijk noodzakelijke compromissen. De full scale test met ons prototype had ik persoonlijk liever net iets sneller uitgevoerd gezien, maar dit bleek onmogelijk door de levertijd van bepaalde componenten." Ook over de samenwerking met de betrokken partijen is Stockmans zeer te spreken: "De samenwerking met het productieteam van Mediapool verliep uitstekend. Ik denk dat we beiden terugkijken op een samenwerking volgens het boekje. Daarnaast liep de samenwerking met Stageco en XL Video voortreffelijk. Beide zijn partners waar we vaker mee in contact komen. De bedrijven kennen elkaars methodes en processen, wat de communicaties erg kort op de bal hield."

Al met al kijkt WICreations met volle tevredenheid terug op de klus, benadrukt Stockmans: "Soms zou je graag een productie willen uitzetten in een tijdlijn, als een soort schoolvoorbeeld van hoe projecten zouden moeten lopen. Geen enkel project is 100% perfect, er blijft altijd wel iets te leren en de volgende keer zal altijd net iets beter zijn. Daarvoor zitten we ook met zijn allen in deze business, omdat we weten dat het deze ene keer goed moet zijn, maar we onderweg ook willen leren hoe we het een volgende keer weer net iets beter of efficiënter kunnen doen. Maar deze opdracht komt toch zeker in aanmerking als een dergelijke voorbeeldcase."

Waar Geert van Erven, directeur van OakSoft, tot voor kort potentiële klanten ervan moest zien te overtuigen dat OakSoft niet te klein was, moet hij ? met name sinds het binnenhalen van AED Rent als klant ? juist benadrukken dat ook kleinere verhuurbedrijven bij hem kunnen aankloppen voor licenties. "We zijn in alle opzichten gegroeid in de vijf jaar die we nu bestaan", blikt Van Erven terug. "We bouwen alles zelf in eigen huis en zijn in die korte tijd een van de belangrijkste leveranciers geworden van softwareverhuur in de evenementenbranche."

Tilburger Geert van Erven begon zijn carrière in de entertainmentwereld op jeugdige leeftijd, maar in een totaal andere rol dan tegenwoordig. "Ik was zeven, acht jaar toen ik door Johnny Hoes werd ontdekt en als kindsterretje Little Ricky op het podium stond met artiesten als Vader Abraham, de Mounties en Corry Konings. Afgelopen keer was ik op het Mega Piratenfestijn en zie ik Ludo Voeten binnenkomen met Lee Towers. Als jongen van tien jaar reed Ludo met mij heel Nederland rond van zaal naar zaal, samen met mijn ouders. Ik kwam later ook bij Hans van Willigenburg op de radio en bij later zelfs ook bij Mies Bouwman op TV. Maar  daarna kreeg ik problemen. De Arbeidsinspectie maakte een einde aan mijn artiestenleven."  Het bloed kroop echter waar het niet gaan kon; Van Erven werd radio-discjockey. "Samen met mijn jeugdvriend Rob Stenders maakte ik net over de grens programma's voor Radio Starlight, dat tot aan Nijmegen te ontvangen was. Een mooie tijd."

Het serieuze werk begon voor Van Erven toen hij 'in de automatisering rolde'.  Zijn eerste grote project was de ontwikkeling van het programma 'Clear', dat ruim twee decennia later nog altijd wordt gebruikt door de grote afvalverwerkingsbedrijven. Eenmaal op eigen benen, met softwarebedrijf Trivium, lukte het hem met het pakket 'Fortuna' opnieuw marktleider te worden, dit keer in een totaal andere branche: de advocatuur en het notariaat. Nadat hij zijn aandelen van Trivium had verkocht en even als zzp'er bij een andere leverancier in de verhuurwereld had gewerkt, begon Van Erven toch weer voor zichzelf. "Ik vond dat bij het bedrijf waar ik voor werkte binnen de verhuur de software niet voldeed aan de modernste eisen en ik zag het daar ook niet meer gaan gebeuren. Toen ben ik met OakSoft gestart. De meeste andere softwarebureaus doen verhuur er vaak bij, wij hebben ons gespecialiseerd."

Van Erven is nog altijd dankbaar voor het feit dat enkele bedrijven hem vanaf de start blind vertrouwen gaven. "Dat is het succes van OakSoft geweest. De meeste IT-startups mislukken namelijk niet doordat hun product niet op de markt komt, maar omdat er domweg geen klanten zijn. Dan wordt er een verkoper aangenomen die het niet verkocht krijgt en dan moet de volgende langs komen die het dan beter moet doen. Het voordeel van OakSoft was dat ik zelf als één van de programmeurs aan de slag kon gaan, maar dat ik ook wist dat ik als accountmanager een goed product aan de man kon brengen. Dan moet je dus zorgen voor een goed product en hoe weet je dat? Ik deed daarom aan 'Customer Development', oftewel: 'betrek zo vlug mogelijk je doelgroep bij je productontwikkeling'." Onder meer HVR Show Equipment, Soundworks, Faber AV, The Powershop en Van Ham Tenten & Podia gaven Van Erven het vertrouwen om mee te doen. "Het mooie daarvan was dat alle disciplines binnen de verhuur  daarbij zaten. We hebben toen één pakket ontwikkeld waar iedereen goed mee kan werken, OakTree Rent. Tachtig procent daarvan wordt door vrijwel iedere klant gebruikt, daarnaast hebben wij een aantal modules ingebouwd die klanten met specifieke eisen en wensen kunnen gebruiken. Het pakket is nooit helemaal klaar. Er zijn bij ons vijf mensen vrijwel continu aan het programmeren. We willen steeds blijven verbeteren." Begin 2015 komt OakSoft dan ook met de vierde versie van het pakket, OakTree Rent 4.0. Die bevat onder meer een uitgebreide verkoop- en abonnementenmodule. "Die laatste hebben we samen met Antonis Sanitairverhuur uit Goirle ontwikkeld", vertelt Van Erven. "Het is met name handig voor bedrijven die aan 'lange termijn verhuur' doen met maandelijkse facturering." OakTree 4.0 heeft een complete make-over gehad. Voor bestaande en nieuwe klanten is dat allemaal gratis.

Geert Van Erven was al trots op zijn klantenbestand, waar onder andere ook Triple Showtechniek, Storysound en Sennheiser deel van uitmaken. Onlangs werd de trots alleen nog maar groter, toen ook AED Rent, de nummer één verhuurder in Europa besloot in zee te gaan met OakSoft. "Niet alleen voor hun Belgische vestiging, maar in alle landen waar zij vertegenwoordigd zijn", aldus Van Erven. Net na de zomer van 2013 werd OakSoft benaderd door Care Consulting, met het verzoek om mee te doen aan een selectieprocedure voor verhuursoftware. Zonder dat de naam werd genoemd had Van Erven al snel door over wie het ging. "Wij zijn al jaren in de verhuurbranche werkzaam en toen men ons zei dat het ging om de enige Europese en grootste 'AV-equipment bankier' met hoofdkwartier in België, was één-plus-één al snel drie. AED Rent was op zoek naar nieuwe software en ons werd verzocht om ook een aanbieding te doen. Uiteraard een heel mooie kans, maar door de omvang van het project zijn wij er vanuit gegaan dat men wellicht zou kiezen voor de gekendere standaard ERP pakketten in de markt. Wellicht was dat ook wel de sleutel van het succes. Tijdens het lezen van de voorwaarden waaraan de software zou moeten voldoen werd al snel duidelijk dat wij toch tegemoet konden komen aan een aantal door AED Rent vooropgestelde eisen. Bij de eerste letter die door ons is geprogrammeerd zijn wij al uitgegaan van AV-verhuurbedrijven die met meerdere vestigingen annex magazijnen werken en waar complexe administratieve processen nu eenmaal bij horen. Al snel werd de omvang van het project bekend. Vanuit het hoofdkantoor in België (Willebroek) gaan alle vestigingen in Nederland, Duitsland, Frankrijk en Engeland centraal werken met het softwarepakket van OakSoft. We zijn direct in kaart gaan brengen wat er dan nog aan OakTree Rent zou ontbreken. Zo is OakTree Rent wel multi-lingual maar nog niet multi-valuta. We kenden nog geen reparatie voor derden en zo ontbraken er nog wel een aantal zaken. Maar die werden door ons benoemd en gewogen."

Van Erven haalde met AED Rent haar grootste order binnen sinds de oprichting in 2009. Hij is dan ook trots: "Het is het succes van het harde werken van ons team van professionals en onze collega-verhuurders. Toen we begonnen heeft een aantal gerenommeerde verhuurbedrijven de nek uitgestoken om samen met ons de beste oplossing te gaan ontwikkelen voor verhuurders. Daarbij hebben wij onze internationale automatiseringservaring gebruikt om wel de focus te houden op het midden- en hoge segment van deze markt. Door direct een volledig geïntegreerd financieel systeem aan te bieden, inclusief het volledig beheren van alle praktijkzaken, zorgden we ervoor dat we steeds meer functionaliteiten in onze software integreerden, die als uniek werden beschouwd binnen onze branche. De keuze van AED Rent voor OakSoft zal dit opnieuw naar een hoger niveau brengen. Daarvan zullen al onze klanten mee gaan profiteren, want AED heeft bewust niet gekozen voor een 'maatwerk-oplossing', maar wil juist een softwarepakket gebruiken dat standaard is voor de klantenkring. Met de branchekennis die wij in huis hebben en het klantenbestand van OakSoft dat uitsluitend bestaat uit collega-verhuurbedrijven, zal elke volgende versie beschikbaar zijn voor onze gehele gebruikersgroep."

OakSoft is direct van start gegaan met de implementatie van AED Rent. Projectmanager Twan Brok van OakSoft over de aanpak. "Het mag duidelijk zijn dat onze focus dit jaar gericht was op het succesvol implementeren van AED. Daarbij verloren we uiteraard onze bestaande klanten niet uit het oog. Met de verdere uitbreidingen en aanpassingen aan onze software hebben we zelfs twee vliegen in één klap geslagen." Aan de kant van AED werd het project begeleid door CARE Consulting Services. "Wij hebben bij het toetsen van de software oplossingen aan de RFQ een maximale match gezocht met standaard software en daarbij getracht het maatwerk tot een minimum te beperken. OakSoft gaf hierin het beste resultaat. Tijdens de gevoerde contractonderhandelingen vonden wij in OakSoft bovendien een partner die meedacht met de eisen en wensen van AED. Hierdoor konden beide partijen AED de beste garantie geven voor een goede uitvoering van het omvangrijke project. En dat is tot vandaag de dag ook zo gebleken", aldus Renzo Caponi, managing partner van CARE Consulting Services.

Ook Glenn Roggeman (CEO van AED Group) is enthousiast over de keuze voor OakSoft: "Een van de kernwaarden binnen AED Group is de voortdurende investering in gestandaardiseerde hoogtechnologische AV-materialen. Soms niet alleen wat het verhuurpark van licht, geluid of videoapparatuur betreft, maar in dit geval geldt dat ook voor nieuwe verhuursoftware. En de juiste keuze was uiteraard van primordiaal belang voor huidige ontwikkelingen en toekomstige plannen bij AED Rent." Al even blij is Geert van Erven zelf natuurlijk: "Ik ben apetrots dat niet alleen AED maar afgelopen jaren zeer veel andere professionele verhuurbedrijven voor ons hebben gekozen. Dat maakt ons jubileumjaar ook zo fantastisch. Stil zitten doen en kunnen we echter zeker niet. Daarom zijn wij nu al bezig met onze versie 5.0 terwijl 4.0 nog gelanceerd moet worden. En voor al onze klanten is dit goed nieuws, want alle aanpassingen die wij samen met onze klanten bedenken en in de software inbrengen, komen voor iedereen beschikbaar. Nu en in alle toekomstige versies."