Het belang van verzekeren

Tilburger Geert van Erven begon zijn carrière in de entertainmentwereld op jeugdige leeftijd, maar in een totaal andere rol dan tegenwoordig. "Ik was zeven, acht jaar toen ik door Johnny Hoes werd ontdekt en als kindsterretje Little Ricky op het podium stond met artiesten als Vader Abraham, de Mounties en Corry Konings. Afgelopen keer was ik op het Mega Piratenfestijn en zie ik Ludo Voeten binnenkomen met Lee Towers. Als jongen van tien jaar reed Ludo met mij heel Nederland rond van zaal naar zaal, samen met mijn ouders. Ik kwam later ook bij Hans van Willigenburg op de radio en bij later zelfs ook bij Mies Bouwman op TV. Maar  daarna kreeg ik problemen. De Arbeidsinspectie maakte een einde aan mijn artiestenleven."  Het bloed kroop echter waar het niet gaan kon; Van Erven werd radio-discjockey. "Samen met mijn jeugdvriend Rob Stenders maakte ik net over de grens programma's voor Radio Starlight, dat tot aan Nijmegen te ontvangen was. Een mooie tijd."

Het serieuze werk begon voor Van Erven toen hij 'in de automatisering rolde'.  Zijn eerste grote project was de ontwikkeling van het programma 'Clear', dat ruim twee decennia later nog altijd wordt gebruikt door de grote afvalverwerkingsbedrijven. Eenmaal op eigen benen, met softwarebedrijf Trivium, lukte het hem met het pakket 'Fortuna' opnieuw marktleider te worden, dit keer in een totaal andere branche: de advocatuur en het notariaat. Nadat hij zijn aandelen van Trivium had verkocht en even als zzp'er bij een andere leverancier in de verhuurwereld had gewerkt, begon Van Erven toch weer voor zichzelf. "Ik vond dat bij het bedrijf waar ik voor werkte binnen de verhuur de software niet voldeed aan de modernste eisen en ik zag het daar ook niet meer gaan gebeuren. Toen ben ik met OakSoft gestart. De meeste andere softwarebureaus doen verhuur er vaak bij, wij hebben ons gespecialiseerd."

Van Erven is nog altijd dankbaar voor het feit dat enkele bedrijven hem vanaf de start blind vertrouwen gaven. "Dat is het succes van OakSoft geweest. De meeste IT-startups mislukken namelijk niet doordat hun product niet op de markt komt, maar omdat er domweg geen klanten zijn. Dan wordt er een verkoper aangenomen die het niet verkocht krijgt en dan moet de volgende langs komen die het dan beter moet doen. Het voordeel van OakSoft was dat ik zelf als één van de programmeurs aan de slag kon gaan, maar dat ik ook wist dat ik als accountmanager een goed product aan de man kon brengen. Dan moet je dus zorgen voor een goed product en hoe weet je dat? Ik deed daarom aan 'Customer Development', oftewel: 'betrek zo vlug mogelijk je doelgroep bij je productontwikkeling'." Onder meer HVR Show Equipment, Soundworks, Faber AV, The Powershop en Van Ham Tenten & Podia gaven Van Erven het vertrouwen om mee te doen. "Het mooie daarvan was dat alle disciplines binnen de verhuur  daarbij zaten. We hebben toen één pakket ontwikkeld waar iedereen goed mee kan werken, OakTree Rent. Tachtig procent daarvan wordt door vrijwel iedere klant gebruikt, daarnaast hebben wij een aantal modules ingebouwd die klanten met specifieke eisen en wensen kunnen gebruiken. Het pakket is nooit helemaal klaar. Er zijn bij ons vijf mensen vrijwel continu aan het programmeren. We willen steeds blijven verbeteren." Begin 2015 komt OakSoft dan ook met de vierde versie van het pakket, OakTree Rent 4.0. Die bevat onder meer een uitgebreide verkoop- en abonnementenmodule. "Die laatste hebben we samen met Antonis Sanitairverhuur uit Goirle ontwikkeld", vertelt Van Erven. "Het is met name handig voor bedrijven die aan 'lange termijn verhuur' doen met maandelijkse facturering." OakTree 4.0 heeft een complete make-over gehad. Voor bestaande en nieuwe klanten is dat allemaal gratis.

Geert Van Erven was al trots op zijn klantenbestand, waar onder andere ook Triple Showtechniek, Storysound en Sennheiser deel van uitmaken. Onlangs werd de trots alleen nog maar groter, toen ook AED Rent, de nummer één verhuurder in Europa besloot in zee te gaan met OakSoft. "Niet alleen voor hun Belgische vestiging, maar in alle landen waar zij vertegenwoordigd zijn", aldus Van Erven. Net na de zomer van 2013 werd OakSoft benaderd door Care Consulting, met het verzoek om mee te doen aan een selectieprocedure voor verhuursoftware. Zonder dat de naam werd genoemd had Van Erven al snel door over wie het ging. "Wij zijn al jaren in de verhuurbranche werkzaam en toen men ons zei dat het ging om de enige Europese en grootste 'AV-equipment bankier' met hoofdkwartier in België, was één-plus-één al snel drie. AED Rent was op zoek naar nieuwe software en ons werd verzocht om ook een aanbieding te doen. Uiteraard een heel mooie kans, maar door de omvang van het project zijn wij er vanuit gegaan dat men wellicht zou kiezen voor de gekendere standaard ERP pakketten in de markt. Wellicht was dat ook wel de sleutel van het succes. Tijdens het lezen van de voorwaarden waaraan de software zou moeten voldoen werd al snel duidelijk dat wij toch tegemoet konden komen aan een aantal door AED Rent vooropgestelde eisen. Bij de eerste letter die door ons is geprogrammeerd zijn wij al uitgegaan van AV-verhuurbedrijven die met meerdere vestigingen annex magazijnen werken en waar complexe administratieve processen nu eenmaal bij horen. Al snel werd de omvang van het project bekend. Vanuit het hoofdkantoor in België (Willebroek) gaan alle vestigingen in Nederland, Duitsland, Frankrijk en Engeland centraal werken met het softwarepakket van OakSoft. We zijn direct in kaart gaan brengen wat er dan nog aan OakTree Rent zou ontbreken. Zo is OakTree Rent wel multi-lingual maar nog niet multi-valuta. We kenden nog geen reparatie voor derden en zo ontbraken er nog wel een aantal zaken. Maar die werden door ons benoemd en gewogen."

Van Erven haalde met AED Rent haar grootste order binnen sinds de oprichting in 2009. Hij is dan ook trots: "Het is het succes van het harde werken van ons team van professionals en onze collega-verhuurders. Toen we begonnen heeft een aantal gerenommeerde verhuurbedrijven de nek uitgestoken om samen met ons de beste oplossing te gaan ontwikkelen voor verhuurders. Daarbij hebben wij onze internationale automatiseringservaring gebruikt om wel de focus te houden op het midden- en hoge segment van deze markt. Door direct een volledig geïntegreerd financieel systeem aan te bieden, inclusief het volledig beheren van alle praktijkzaken, zorgden we ervoor dat we steeds meer functionaliteiten in onze software integreerden, die als uniek werden beschouwd binnen onze branche. De keuze van AED Rent voor OakSoft zal dit opnieuw naar een hoger niveau brengen. Daarvan zullen al onze klanten mee gaan profiteren, want AED heeft bewust niet gekozen voor een 'maatwerk-oplossing', maar wil juist een softwarepakket gebruiken dat standaard is voor de klantenkring. Met de branchekennis die wij in huis hebben en het klantenbestand van OakSoft dat uitsluitend bestaat uit collega-verhuurbedrijven, zal elke volgende versie beschikbaar zijn voor onze gehele gebruikersgroep."

OakSoft is direct van start gegaan met de implementatie van AED Rent. Projectmanager Twan Brok van OakSoft over de aanpak. "Het mag duidelijk zijn dat onze focus dit jaar gericht was op het succesvol implementeren van AED. Daarbij verloren we uiteraard onze bestaande klanten niet uit het oog. Met de verdere uitbreidingen en aanpassingen aan onze software hebben we zelfs twee vliegen in één klap geslagen." Aan de kant van AED werd het project begeleid door CARE Consulting Services. "Wij hebben bij het toetsen van de software oplossingen aan de RFQ een maximale match gezocht met standaard software en daarbij getracht het maatwerk tot een minimum te beperken. OakSoft gaf hierin het beste resultaat. Tijdens de gevoerde contractonderhandelingen vonden wij in OakSoft bovendien een partner die meedacht met de eisen en wensen van AED. Hierdoor konden beide partijen AED de beste garantie geven voor een goede uitvoering van het omvangrijke project. En dat is tot vandaag de dag ook zo gebleken", aldus Renzo Caponi, managing partner van CARE Consulting Services.

Ook Glenn Roggeman (CEO van AED Group) is enthousiast over de keuze voor OakSoft: "Een van de kernwaarden binnen AED Group is de voortdurende investering in gestandaardiseerde hoogtechnologische AV-materialen. Soms niet alleen wat het verhuurpark van licht, geluid of videoapparatuur betreft, maar in dit geval geldt dat ook voor nieuwe verhuursoftware. En de juiste keuze was uiteraard van primordiaal belang voor huidige ontwikkelingen en toekomstige plannen bij AED Rent." Al even blij is Geert van Erven zelf natuurlijk: "Ik ben apetrots dat niet alleen AED maar afgelopen jaren zeer veel andere professionele verhuurbedrijven voor ons hebben gekozen. Dat maakt ons jubileumjaar ook zo fantastisch. Stil zitten doen en kunnen we echter zeker niet. Daarom zijn wij nu al bezig met onze versie 5.0 terwijl 4.0 nog gelanceerd moet worden. En voor al onze klanten is dit goed nieuws, want alle aanpassingen die wij samen met onze klanten bedenken en in de software inbrengen, komen voor iedereen beschikbaar. Nu en in alle toekomstige versies."