Grand Départ: Hulskamp AV pakt uit

show&events Project

av-entertainment.nl

Utrecht stond het eerste weekend van juli helemaal in het teken van de start van de Tour de France. De organisatie van dit mega evenement bleek uitstekend en de stad ? of eigenlijk heel Nederland wel ? bleef trots en voldaan achter toen het peloton koers zette richting Neeltje Jans. Ook bij official partner Hulskamp Audiovisueel wordt nog steeds geglunderd als we eigenaar en oprichter Eduard Hulskamp en accountmanager Paul Elstgeest spreken over het prestigieuze 'Tour-project'. "Het was fantastisch om hier deel van te mogen uitmaken."

Vijf jaar geleden probeerde Utrecht de start van de Tour de France al binnen te halen, maar het was Rotterdam dat toen met de eer ging strijken. Dit jaar mocht de stad het wel gaan doen en toen de gemeente op zoek ging naar partners om de klus mee te klaren, kwam ze onder andere uit met het Utrechtse bedrijf Hulskamp Audiovisueel. Hoewel er meer audiovisuele kapers op de kust waren, was dat het bedrijf dat rond de Grand Départ mocht gaan zorgen voor het audiovisuele aspect langs de route. Eenvoudig gezegd heeft 'Hulskamp' op twintig locaties LED-schermen geplaatst, verdeeld over drie Tourdagen. Op donderdag bij de ploegenpresentatie op de Lepelerbrug (zeven schermen met geluid, waarvan één op een ponton in de Singel), op vrijdag werden zeventien schermen voor de proloog op zaterdag geplaatst en na die eerste etappe werden vier schermen voor de tweede etappe geplaatst.

Voor het zover was, moest er uiteraard heel wat gebeuren. De klus binnenhalen bijvoorbeeld. "Er waren meer AV-bedrijven die het wilden doen, maar wij zijn het uiteindelijk geworden", legt Eduard Hulskamp uit. "We hadden ook wel zoiets van 'het is een Utrechtse aangelegenheid en wij zijn een Utrechts bedrijf, dus daar steken we wel even extra onze nek voor uit. We vinden dat een klus als deze bij ons hoort en hebben er onze stinkende best voor gedaan. Leuk om te zien dat het dan zo'n grandioos evenement is geworden. Elk jaar zie ik de Tour de France op televisie en geniet ik van de prachtige beelden die ze dan maken. Als zoiets dan in Utrecht gebeurt en je weet er met zijn allen zo'n spektakel van te maken, dan is dat echt fantastisch."

Even terug in de tijd. Zo'n anderhalf jaar geleden werd inderdaad bekend dat Utrecht de start van de Tour de France mocht gaan huisvesten. "Vanaf dat moment zijn wij druk bezig geweest de klus in huis te halen", vertelt Paul Elstgeest. "Toen dat uiteindelijk gelukt was, begon de hele molen te draaien. De organisatie van de Tour heeft eerst in grove lijnen bij de gemeente Utrecht neergelegd wat ze zo'n beetje verwachtte en de gemeente heeft dat vervolgens bij ons neergelegd. Dat ging alleen niet veel verder dan drie zinnetjes: 'we willen zoveel schermen', 'er moet geluid zijn' en 'er moet stroom zijn'. Daar kun je dan nog niet zoveel mee." De plannen moesten dus concreet gemaakt worden. Elstgeest: "Je wilt weten op welke plekken alles moet komen, hoe groot de schermen moeten worden en wat je precies aan geluid nodig hebt op de verschillende locaties. Die vragen leg je neer bij de gemeente. Zo ga je een paar keer heen en weer en kun je uiteindelijk een basisofferte maken. Wat je écht precies nodig hebt, kun je pas bepalen zodra je met de organisatie de hele route langs gaat. Dat was een leuk traject, waar uiteindelijk het totaalplaatje uit voortkwam."

Een andere vraag die in het voortraject de kop op stak was hoe het signaal gedistribueerd moest gaan worden naar al die verschillende locaties. Ook dat heeft Hulskamp Audiovisueel uiteindelijk opgepakt. Elstgeest: "Die distributie hebben we via een straalzender gedaan. We hadden onze centrale regieruimte, waarvandaan we alle schermen aanstuurden, ingericht in het Stadskantoor. Bovenop het Stadskantoor hebben we een grote zender neergezet en bij elk scherm stond een ontvanger. De zender kon in een straal van zo'n negen kilometer rondom zenden, dat was precies goed. Het werkte bovendien perfect. Alles was dubbel uitgevoerd, al helemaal omdat het ook nog eens zo'n 35 graden was, maar we hebben de back-ups niet één keer nodig gehad." Op de schermen was gedurende de etappes een mix te zien van wedstrijdbeelden van de NOS, beelden van RTV Utrecht en bijvoorbeeld een Twitterfeed waarop alles over de Tour de France voorbijkwam.

De opbouw voor de Tourdagen had wat weg van een militaire operatie. Er werd door héél veel mensen tegelijk, op héél veel verschillende locaties gewerkt. En uiteraard niet alleen door de mensen van Hulskamp Audiovisueel. De feitelijke opbouw begon voor Hulskamp een dag voor de ploegenpresentatie, vertelt Paul Elstgeest: "Toen die presentatie geweest was, konden we op vrijdag heel veel bouwen voor de proloog op zaterdag. Toen die voorbij was, konden we meteen aan de gang voor de tweede etappe, op zondag, waarbij de hele Tourkaravaan koers zette richting Zeeland. Zo ben je vijf dagen eigenlijk continu in de weer." Om het allemaal gestroomlijnd te laten verlopen, gingen er heel wat avonden aan overleg aan vooraf. "Ook hier in onze 'Live Experience' hebben we een avond gehouden, waar echt iedereen bij aanwezig was. Onze mensen, maar ook die van de gemeente, politie, brandweer, betrokken evenementenbureaus?.noem maar op. Ook op zo'n avond krijg je als bedrijf een goed gevoel."

Het gevoel was tijdens het project sowieso goed, vertelt Elstgeest verder: "We kregen namelijk veel vertrouwen vanuit de organisatie. We deden het in opdracht van de gemeente, waar de ambtenaren natuurlijk geen AV-mensen zijn. Bij het eerste gesprek was dan ook al duidelijk dat ze niet zozeer een leverancier zochten, maar meer een partner die ze in het hele traject kon begeleiden. Dat is een prettige manier van werken." Vertrouwen bleek daarbij het toverwoord, weet ook Eduard Hulskamp: "Dat wederzijdse vertrouwen met de gemeente was er overigens al wel. Dat is fijn als je in zo'n groot traject zit. Als je kijkt naar de briefing die we dus hier gehouden hebben met al die betrokkenen. Dat was echt spannend. Als je dan ziet hoeveel mensen er waren, wat er allemaal bij komt kijken en hoe al die mensen gevoed werden met informatie. Voor mij was dat al één van de echt mooie momenten. Het leefde echt hier binnen het bedrijf, niet alleen bij de operationele mensen. Het hele bedrijf was er gewoon mee bezig. Mooi om te zien hoor, het is echt ook goed geweest voor de teamspirit hier." Paul Elstgeest spreekt van een soepel project, wanneer hij terugkijkt op het evenement: "Het is even spannend geweest om de klus binnen te halen, maar het was een groot voordeel dat we de opdracht vorig jaar al binnen hadden. Er was veel tijd voor de voorbereiding en daarvoor hebben we Norbert van Dijk als technisch projectleider aangesteld. Samen met hem hebben we het helemaal ingevuld."

Ook op de dag van de proloog verliep alles zoals het hoorde. Elstgeest: "Je hebt dan het moment waarop het gaat beginnen en alles moet kloppen, maar een paar uur daarvoor heb je alles al operationeel. Er draaien al filmpjes op de schermen, er komen promo's voorbij. We hadden bovendien een quad rondrijden die snel op de verschillende locaties kon komen, als er eens wat geweest zou zijn. Natuurlijk is het even spannend als het gaat beginnen, maar het klopte en werkte allemaal zoals het moest." Op de dagen zelf hadden Eduard Hulskamp en Paul Elstgeest tot hun eigen genoegen tijd om te genieten van het evenement. "Af en toe moest wat worden omgeschakeld of zo, maar het echte werk zat 'm in de opbouw en alles daaromheen", vertelt Hulskamp. "Op een gegeven moment loopt het. Ik had verwacht dat veel mensen thuis zouden blijven in die enorme hitte, maar het was overal echt druk. Toch liep alles soepel. Normaal gesproken is het al moeilijk om Utrecht binnen te komen, maar nu verliep ook dat goed. Het was gewoon goed georganiseerd, daar mag ook de gemeente Utrecht trots op zijn."

Zelf zijn de heren natuurlijk ook trots. Paul Elstgeest: "Ik ben bij elke bijeenkomst geweest, ook als zo'n bijeenkomst alleen over de techniek ging en eigenlijk alleen Norbert van Dijk aanwezig hoefde te zijn. Op die manier zat er ik er middenin. Het was leuk en bijzonder om dat allemaal te beleven." Trots is ook het gevoel dat overheerst bij Eduard Hulskamp: "Ook als Utrechts bedrijf", benadrukt hij. "Ik heb het helemaal beleefd. Niet alles tot in detail, maar het is een mooi project geweest, waarin we ons hebben kunnen laten zien. Als bedrijf, maar ook als stad. Laat het volgende evenement maar naar Utrecht komen hoor!"

"We hadden ook wel zoiets van 'het is een Utrechtse aangelegenheid en wij zijn een Utrechts bedrijf, dus daar steken we wel even extra onze nek voor uit."

"Het is even spannend geweest om de klus binnen te halen, maar het was een groot voordeel dat we de opdracht vorig jaar al binnen hadden."