Tafeldiscussie: “ICT is geen luxe meer”

show&events Forum

av-entertainment.nl

Hoe hebben we in Nederland onze zaakjes voor elkaar als het aankomt op ICT-voorzieningen op evenementen? Wat zijn de valkuilen en welke kant gaat het in de nabije toekomst op? AV & Entertainment Magazine ging om de tafel met specialisten en ervaringsdeskundigen om te discussiëren over dit fenomeen.

Fotografie Marcel Krijgsman

Aan tafel zitten zes heren, die elk vanuit hun eigen discipline (zie kader) zo hun bevindingen hebben over ICT op evenementen. Andrew Rijnbeek (GIGTECH) steekt van wal met een reactie op de vraag hoe we de zaakjes in Nederland voor elkaar hebben op dit gebied. "Volgens mij doen we het hier best goed en mogen we in Nederland onze handjes dichtknijpen", geeft hij aan. "Er is voldoende bandbreedte beschikbaar en steeds vaker worden festivalterreinen voorzien van een vaste infrastructuur of hebben ze in ieder geval iets in de buurt liggen. Ik merk in ieder geval dat het voor ons steeds eenvoudiger wordt. We zijn geen leverancier, maar hebben een partij als Ericsson of TripleA Networks nodig om aan de slag te kunnen. Dat gaat redelijk eenvoudig. Overal is een mast te bouwen, veel locaties hebben glasvezel uit de grond en bandbreedtes tot tien GB/s zijn gewoon mogelijk. Voor wat externe partijen nu doen op evenementen is dat voldoende. De grootste bandbreedtevreters zijn tot dusverre nog altijd de televisiepartijen." Arjan Boon (Connection Systems) kaart aan dat het de afgelopen zeven à acht jaar ontzettend is verbeterd. "Ik kan me nog herinneren dat we op Mysteryland een camera-installatie maakten, deels ook voor de politie, en dat zij elders wilden kunnen meekijken. Partijen als TripleA waren er toen nog niet en zo zaten we op een 256 kbps ISDN-verbinding vanuit het restaurant met een halve kilometer glasvezel om toch maar ergens dat beeld bij de politie binnen te krijgen. Nu zeg je gewoon 'joh, doe mij even tien, twintig, dertig Mb' en het komt voor elkaar. In zo'n korte tijd is er echt al heel veel verbetering."

Klaas Luiten (TripleA Networks) ziet dat de ontwikkeling parallel loopt met de groeiende behoefte: "Kijk bijvoorbeeld naar de technisch producenten. Iedereen die voorheen aan het werk ging nam genoegen met een USB-stick waar hun data op stond. Hadden ze netjes meegenomen van kantoor en daar gingen ze dan mee aan het werk. Nu wordt een compleet kantoor uitgerold en moet alles overal beschikbaar zijn. Dat betekent dan wel dat de verbinding naar het terrein toe vele malen zwaarder moet worden. Dat is de werkwijze die de afgelopen jaren is ontstaan." Technisch producent Olivier Monod de Froideville (Livetime Productions) kan het alleen maar beamen: "Wij bestaan nu tien jaar en sinds één jaar zitten wij ook met alles 'in de cloud'. We maken nog wel een A0-tekening omdat je die ergens op kantoor wilt hangen om aantekeningen op te kunnen maken, maar verder printen we zo weinig mogelijk. Dat heeft echt met deze ontwikkeling te maken: overal heb je tegenwoordig wel een goede verbinding en kun je inloggen."

"Gegevens vanaf het terrein worden ook steeds belangrijker", geeft Klaas Luiten aan. "Hoeveel mensen komen binnen via poort A of B? Hoeveel mensen staan bij een bepaalde area? Die informatie is allemaal beschikbaar als je er genoeg digitale middelen voor hebt. Er kan echt heel veel op dat gebied en daar wordt door organisatoren ook over nagedacht." Volgens Arjan Boon wordt dat vooral interessant als je bijvoorbeeld gratis Wi-Fi aanbiedt op een evenement: "Als iemand verbonden is met je netwerk, dan kun je die persoon heel makkelijk tracken over het hele terrein. Hij staat nu bij sensor A, loopt langs B en blijft een half uur bij C. Daarmee kun je bijvoorbeeld je programmering beter maken of je crowd management aansturen. Er gebeuren al dingen op dat gebied. Op een heel aantal evenementen scannen we Wi-Fi-adressen. Zodra de Wi-Fi maar aanstaat zijn de meeste Androidtoestellen scanbaar. We luisteren eigenlijk naar wat er in de lucht is en zien op die manier adressen voorbijkomen. Als je dan op een bepaald punt 30.000 van die adressen ziet, dan weet je dat het daar druk is." Het is handig, maar toch schuilt er voor organisatoren ook een risico in, meent Olivier Monod de Froideville: "Er komt dan namelijk steeds meer informatie beschikbaar over hoeveel bezoekers er nu echt zijn. Er zijn partijen die daarmee door de mand gaan vallen."

Money Logistics is vooral actief op evenementen met tussen de vijf- en tienduizend bezoekers. "Daar zie ik vooral dat er weinig budget is voor ICT", vertelt Piet van der Meulen. "Als er al iets geregeld is, dan is het negen van de tien keer dramatisch. Degene die bij hen op kantoor toevallig de server onderhoudt, mag dan ook het netwerk even aanleggen. Dat gebeurt dan meestal met het goedkoopste UTP-kabeltje dat ze maar kunnen vinden. Die ligt een paar keer dubbelgeknikt en over de straat, waar vervolgens de Manitou's overheen moeten. En dan vinden ze het raar dat het op een gegeven moment niet meer werkt. Wij zijn daarom volledig selfsupporting. We draaien volledig op het GSM-netwerk en daar hebben we ook afgelopen jaar weer geen enkel probleem mee ondervonden." Toch wordt het door bezoekers en medewerkers steeds meer verwacht dat evenementen op ICT-gebied de zaakjes gewoon voor elkaar hebben, weet Klaas Luiten: "Bij ons in de buurt heb je Huntenpop, een heel leuk evenement, maar weinig budget voor ICT. Omdat het bij ons in de buurt is, sponsoren we daar wat in. Je merkt dan vervolgens dat het evenement door de bezoekers en de mensen die er werken meteen gezien wordt als een volwaardig festival. ICT wordt niet meer als een luxe gezien, ze gaan er gewoon vanuit dat het er is. Daar moet je als organisator terdege rekening mee houden."

Bastiaan Brink vraagt zich af hoe kritisch dergelijke verbindingen nou eigenlijk zijn: "Ik moet vanuit televisie steeds afwegingen maken van wat het belang is. Kunnen we stralen of moeten we via de vaste infra? Op het moment dat ik een satelliet- of straalverbinding gebruik, dan heb ik last van de weersomstandigheden op een bepaald moment. Twee jaar gelden was op Pinkpop de volledige dekking weg op het terrein omdat de hele lucht dicht zat. Dan kan je dus niks meer. Ook veiligheidsinstanties zijn op zo'n moment aangewezen op andere communicatiemiddelen." Piet van der Meulen knikt bevestigend: "Je zag toen ook heel goed dat we hebben afgeleerd om te werken zonder al die middelen. Mensen vroegen zich af hoe we vroeger ook alweer werkten. Ik denk dan: 'jongens, klap die laptops dicht en ga doen wat je moet doen'. Daar moet je namelijk op kunnen terugvallen."

In een ideale situatie zou bij elk evenement iemand zich fulltime moeten bezighouden met de verbindingen, geeft Olivier Monod de Froideville aan. "Natuurlijk kom je dan uiteindelijk weer terecht bij het budgetverhaal, maar het is tegenwoordig gewoon zó complex en belangrijk dat het nodig is. Elke partij neemt zijn verantwoordelijke mee, maar er moet iemand zijn die het overzicht houdt." Bij de grotere evenementen gebeurt het al regelmatig, reageert Klaas Luiten: "Daar doen wij dan bijvoorbeeld de frequentieplanning en stemmen we af wie er op het terrein is. Iedereen ? wie het dan ook is ? geeft eerst zijn frequentieplanning bij ons af, ook al is het alleen portofoontje of draadloze microfoon. Er zijn altijd partijen die denken dat het voor hen niet geldt en dat is tricky. Producenten moeten zich daar ook van bewust zijn. Wij willen het best doen, maar dan moeten we wel de volledige toewijding en medewerking krijgen van de organisatie en technisch producenten, ander gaat het niet lukken."

"Vijf jaar geleden was deze discussie heel anders geweest", merkt Olivier Monod de Froideville op. "De grens van tien- of twintigduizend bezoekers voor een goed ICT-budget gaat ook zakken. Op een gegeven moment is het gewoon standaard dat er naast je aggregaat ook een zendmast staat. Het gaat gewoon niet meer zonder." Dat zou dan moeten betekenen dat de kosten voor dergelijke middelen evenredig zakken. Klaas Luiten beaamt dat: "Die kosten dalen echt. Wij doen echt niet alleen maar de grote evenementen, maar worden tegenwoordig ook geregeld ingezet bij evenementen met minder dan tienduizend bezoekers. De kwaliteit gaat daarbij ook nog eens omhoog. Overal is wel wat en wij kunnen dan redelijk eenvoudig een netwerk aanbieden naast het mobiele netwerk. Je hebt de kans om redelijk goedkoop een touwtje te krijgen waar internet op zit. Het wordt allemaal goedkoper. Een straalverbinding die vroeger voor 50.000 euro door de lucht ging, die heb je nu voor 5.000 euro, met dezelfde kwaliteit." Als vroeger gevraagd werd wat je in eerste instantie nodig hebt om een evenement te kunnen draaien, dan was het antwoord: stroom. Tegenwoordig wordt het woord 'netwerk' daar al van meet af aan bijgeschreven. "Dat klopt inderdaad, maar het wordt nog steeds niet volledig gedragen door alle organisaties", merkt Andrew Rijnbeek. "Er mist vaak nog een coördinerende rol vanuit de organisatie of productie die ICT leverende en behoevende partijen managet. Tenminste, ik kom ze niet vaak tegen."

Bastiaan Brink staat een beetje dubbel in de discussie, geeft hij aan: "Enerzijds kunnen we een breedbandig netwerk leveren naar de locatie toe, anderzijds krijgen we ? als we bijvoorbeeld met een radiostudio op locatie zijn ? ook heel vaak gewoon slechte verbindingen aangeleverd, waardoor we gedwongen zijn om er een satellietwagen naast te zetten, die overigens ook gewoon IP-gebaseerd is. De productie neemt aanvankelijk aan: er is internet, we hebben 20Mb besteld. Die 20Mb klopt inderdaad op het moment dat we daar aankomen, maar als het evenement eenmaal draait, dan is er weinig meer van over. Daar loop je echt tegenaan en daardoor moet je zelf ook allerlei faciliteiten aanleggen. Omroepen vragen nu aan ons of wij ze op een bepaald festival van verbindingen kunnen voorzien omdat het via de organisatie een jaar eerder niet goed bevallen is. Er zijn veel mogelijkheden, maar de ervaring van de gebruikers is blijkbaar soms toch anders." Daarin schuilt ook een stukje kennisgebrek bij bijvoorbeeld de organisatoren, zo is de opvatting aan tafel. Olivier Monod de Froideville: "Bij ons als technisch producent zie je ook dat je steeds meer kennis moet hebben van dit soort zaken. Vroeger moest je weten hoe je een lamp en een speaker moest bestellen, maar nu gaat het steeds meer om netwerken en verbindingen en moet je op dat gebied de juiste mensen om je heen verzamelen."

Nog iets om rekening mee te houden in de verbindingsplannen: als een band als de Rolling Stones naar een festival komt, dan nemen ze tachtig man personeel en hun eigen Wi-Fi-sets mee. Dat is ook de kant waar het steeds meer heengaat: bands die straks met een complete ICT-rider komen. "Nu staat daar nog vooral op dat ze naast blauwe M&M's ook 110Mbit willen", lacht Bastiaan Brink. Andrew Rijnbeek vult aan: "Hier ligt ook een taak voor de productie. Als er niks over ICT in de rider staat, of als het allemaal wat wazig is, dan moeten zij daar op doorvragen. Wij kunnen er dan vervolgens op inspelen, zodat we weten dat we er uiteindelijk geen last van gaan hebben. Vaak geven bands het vooraf niet aan, omdat ze weten dat ze het toch wel kunnen afdwingen als ze eenmaal ergens zijn. Dat is helaas hoe het in de praktijk vaak gaat." Volgens Klaas Luiten zorgt het er allemaal wel voor dat je technologisch steeds verder gaat nadenken over nieuwe manieren om je verbindingen toch zelf veilig te stellen: "Als het bekabeld of via glasvezel kan, dan doe je dat. Als het draadloos moet, dan kies je iets wat een ander niet heeft en je zorgt dat je een back-up plan hebt. Als jet niet werkt dan pak je 3GHz en als dat niet werkt dan pak je 5 of 10GHz. Er zijn altijd stapjes die je kunt nemen, maar dat gaat niet als je allemaal hetzelfde probeert en elkaar wegdrukt." Arjan Boon ziet in de nabije toekomst de verantwoordelijkheden verschuiven, met name bij de grote festivals: "Als ik zeg: 'wij leveren de beveiligingscamera's, maar jullie leveren het netwerk' dan ben ik niet verantwoordelijk als dat netwerk op enige moment niet beschikbaar is. Dat maakt zijn verantwoordelijkheid groter dan wanneer hij bijvoorbeeld alleen voor een ander dienstje Wi-Fi aanbiedt of zo. Ik denk dat je op dat vlak wel wat verschuivingen gaat vinden in de toekomst."

ICT-voorzieningen zijn inmiddels een eerste levensbehoefte voor elke serieuze productie, zoveel is duidelijk. De lucht wordt voller en voller, maar we kunnen niet meer zonder een goede infrastructuur op dit gebied en dus moet creatiever en verder worden nagedacht over de juiste oplossingen, zodat iedereen zijn werk kan doen zonder andere partijen in de weg te zetten. En het leuke aan dit aspect in het evenementenspectrum: over tien jaar kunnen we ons waarschijnlijk nauwelijks nog voorstellen hoe we het op dit moment doen en juist dat maakt het zo interessant.

"Nu wordt een compleet kantoor uitgerold en moet alles overal beschikbaar zijn."

"ICT wordt niet meer als een luxe gezien, ze gaan er gewoon vanuit dat het er is. Daar moet je als organisator terdege rekening mee houden."

"Op een gegeven moment is het gewoon standaard dat er naast je aggregaat ook een zendmast staat. Het gaat gewoon niet meer zonder."

"Het wordt allemaal goedkoper. Een straalverbinding die vroeger voor 50.000 euro door de lucht ging, die heb je nu voor 5.000 euro, met dezelfde kwaliteit."

"ICT-voorzieningen zijn inmiddels een eerste levensbehoefte voor elke serieuze productie, zoveel is duidelijk."