show&events Productie

av-entertainment.nl

Mart en Yvonne Pos zijn wat je noemt een evenementenechtpaar. De twee leerden elkaar een jaar of dertig geleden kennen toen ze allebei als vrijwilliger betrokken waren bij Bevrijdingspop in Haarlem en is jaren later zelfs op die plek getrouwd. In een koepeltje aldaar, met alle medewerkers erbij. "En we zijn er allebei nog altijd actief als vrijwilliger", vertelt Mart Pos op het kantoor van MY Productions in Haarlem. "Yvonne als bestuurslid en omdat koken voor mij een passie is, verzorg ik daar samen met een vriend de catering. Gewoon omdat we het zo leuk vinden. Op de festivaldag staan we daar door 900 man eten te maken. Onwijs leuk, ik zou het nooit willen missen. Dat festival is echt ons kindje én de plek waar het allemaal begonnen is en we elkaar hebben leren kennen."

Het tweetal heeft het vak dus in het veld geleerd en ging steeds meer productieklussen doen. Yvonne: "In 1994, we waren nog niet getrouwd, keken we elkaar eens goed aan: willen we dit niet gewoon voor onszelf doen? Toen hebben we ons bedrijf opgericht, eigenlijk om een klus aan te kunnen nemen waarvoor we moesten kunnen factureren." Mart herinnert het zich als de dag van gisteren: "We hadden net een kind en een nieuw huis, maar we hebben allebei onze baan opgezegd en zijn er vol voor gegaan. Een spannende tijd natuurlijk, maar we kunnen wel zeggen dat het een goede beslissing geweest is."

In 2000 raakte MY Productions voor het eerst betrokken bij de Wereldhavendagen. Door de jaren heen is het aandeel steeds verder gegroeid. Waar het in de beginjaren om de technische productie en de logistiek ging (de invulling van de kades en het leveren van de techniek voor het avondprogramma) doet MY Productions sinds drie jaar echt het hele plaatje. Dat is gigantisch. Yvonne: "Ik zit door het hele jaar heen ook een vaste dag in de week in Rotterdam op kantoor om met de organisatie het hele project vorm te geven." Dit jaar vond van 1 t/m 3 september de veertigste editie van de Wereldhavendagen plaats en net als bij de dertigste editie wordt dan net wat flinker uitgepakt dan tijdens andere jaargangen. De avondshow ? een concert met onder meer de band Level 42 ? werd dit jaar midden op de Maas gehouden. Podium voor die show was de BigRoll Baffin, een gigantisch schip van 173 meter lang en 42 meter breed. De 40.000 man publiek zagen de show vanaf de kades en de Erasmusbrug. Niet alleen van afstand, maar ook op de videoschermen die stonden opgesteld. "The Crew was van de partij om met twaalf camera's alles in beeld te brengen", vertelt Mart. "Het werd live uitgezonden op TV Rijnmond en er is een tape on desk gemaakt voor als er nog andere belangstellenden zijn."

"De avondshow is één van de momenten van de Wereldhavendagen, maar daaromheen zijn er drie dagen lang héél veel mensen die de havens komen zien", legt Yvonne uit. "Op de kades bouwen we meer dan honderd tenten waarin bedrijven zich laten zien. Die kades claimen we echt een week lang. De vrijdag voor het evenement komen er al wat spullen en op zondag beginnen we te bouwen, dan maken we het productiegebied helemaal in orde. Op maandag begint de opbouw. Vrijdag, zaterdag en zondag is het showtime en twee dagen later is alles weer weg." Het evenement is gigantisch en het gebeurt allemaal in hartje Rotterdam én op de drukke rivier de Maas. Dit jaar waren er zo'n 430.000 bezoekers en waren bijvoorbeeld honderd excursies op touw gezet. Daarvoor wordt een tijdelijk reisbureau gebouwd, een grote tent met een ponton vlakbij de SS Rotterdam, waarvandaan bussen en boten de havens in vertrekken. Ook voor het evenement begint is de logistieke puzzel enorm. Mart: "Met alle deelnemers moet je al op locatie gaan kijken. Waar staan ze? Wat willen ze? Als een partij als Van der Vlist komt, dan is dat een enorm transport, met drie konvooiwagens eromheen omdat ze anders de stad niet in mogen. Dan moet je straatmeubilair weghalen, wegafzettingen plaatsen?en dat is dan alleen maar om het op zijn plek te krijgen. Je hebt drie dagen Wereldhavendagen, maar je bent er echt het hele jaar mee bezig."

Groot voordeel voor MY Productions is dat het bedrijf gedurende het hele jaar bij het project berokken is. "Vanaf dag één zitten we erbij en dat is ook wat we onze opdrachtgevers altijd aanraden", legt Yvonne uit. "We zeggen dan 'betrek ons erbij, want aan alles wat jij aan roze wolken bedenkt, zitten uiteindelijk consequenties'. Dan is het handig om iemand naast je te hebben zitten die ook gek is op roze wolken, maar die ook precies weet welk tintje roze het beste past. We werken dan wel in opdracht, maar wel vaak náást de opdrachtgever, dat werkt het beste. We zijn nu de afgelopen editie aan het evalueren, maar in november beginnen we ook alweer voor de editie van volgend jaar."

De Wereldhavendagen vergen een bijzondere manier van produceren. "De aandacht gaat in eerste instantie naar het grote geheel", legt Yvonne uit. "Natuurlijk komt daar al snel een plan uit, al helemaal bij deze jubileumeditie, maar je bent en blijft bijvoorbeeld altijd afhankelijk van de beschikbaarheid van de schepen." Mart kan het beamen: "Een podium van Stageco kan ik nu vastleggen voor volgend jaar, maar bij een schip kan dat niet. Die kosten goud geld en moeten dat ook verdienen, dus je bent ook afhankelijk van de commitment van die bedrijven. Die commitment is in Rotterdam overigens erg groot hoor, maar het is altijd de vraag of ze juist op dat moment dat schip beschikbaar hebben. Iedereen wil graag aanwezig zijn, maar op het moment dat een bok werk kan doen in de haven, dan gaat 'ie dat natuurlijk doen." Hetzelfde geldt voor de vele pontons die nodig zijn, alleen al om op de schepen te kunnen komen en voor het avondprogramma bijvoorbeeld. Mart: "Daar zijn er best veel van, maar ze kunnen nooit precies zeggen welke je krijgt. Soms moet je daar op het laatste moment nog op anticiperen, want je moet ze wel allemaal voorzien van hekwerk en gangways en dergelijke. Je blijft voortdurend dingen veranderen. Maar goed, dat is inherent aan dit verhaal en na vijftien jaar weet je dat natuurlijk wel."

In die vijftien jaar heeft MY Productions heel wat zien veranderen bij de productie van de Wereldhavendagen. "Toen we begonnen had je één vergadering met de gemeente en dan was het goed. Tegenwoordig heb je hele boekwerken aan veiligheidsplannen", vertelt Mart. "Sinds twee jaar is daar ook het maken van een nautisch veiligheidsplan bijgekomen. Er zijn zó veel bewegingen op het water, dat je het allemaal in kaart moet hebben om het veilig te kunnen laten verlopen. Wat is er altijd aan reddingsbrigade op het water? Wat gebeurt er als de helikopters overvliegen? Hoe doen we het tijdens de demonstraties van de marine? En ook de normale scheepvaart gaat deels gewoon door. De Maas bij Rotterdam, dat is gewoon de A4 op het water?.niet normaal wat daar op een dag voorbijkomt aan scheepvaart. Op zaterdagavond is er tijdens de avondshow wel even een volledige stremming, maar verder gaat het gedeeltelijk door. Een deel van het water is dan afgesloten voor doorgaand verkeer en daar houden we dan de demonstraties in."

De avondshow op zaterdagavond is er een van formaat. Licht en geluid lijken bij een podium dat zo ver van het publiek af drijft een uitdaging, maar na al die jaren weet MY Productions uiteraard hoe dat aangepakt moet worden. Ook daar hebben overigens flinke ontwikkelingen in plaatsgevonden, legt Mart uit: "Op dezelfde plek hebben we bijvoorbeeld twee jaar de Red Bull Air Race gedaan toen die in Nederland kwam. Ook toen hadden we geluid op de kades nodig, maar de techniek was nog lang niet zo ver als nu. Destijds hebben we multi's laten afzinken van noord naar zuid, om de regie hier en het geluid daar met elkaar te verbinden." Nu licht, geluid en video gezenderd kunnen worden, is dat niet meer zo'n probleem. Op de boot waren tweehonderd gasten die het optreden vanuit strandstoelen konden bekijken. "Daar was maar een klein geluidssetje voor nodig", vertelt Mart. "Net als bij een festivalsetting kon de geluidsman in de FOH gewoon mixen en die mix ging dan draadloos naar de kant toe, waar het over de stacks naar de kades werd gestuurd. Er ging zo dus een mooi afgemixt geheel naar de mensen op de kades toe." Dat op de boot voor het eerst publiek aanwezig was ? een wens van de organisatie naar aanleiding van eerdere ervaringen, om feeling met de toehoorders te krijgen ? bracht nog wel een extra klus met zich mee. Yvonne: "Het schip werd daarom ineens betiteld als cruiseschip, waardoor het veiligheidsplan van de BigRoll ineens dikker werd dan van de hele Wereldhavendagen zelf. Reddingsvesten, evacuatieplannen?ineens kwam er heel wat meer bij kijken."

De productie verliep dit jaar soepel. "Wel is er elk jaar een uitdaging rond de cruiseterminal die in het gebied ligt", vertelt Yvonne. "Op de donderdag voor de Wereldhavendagen ligt daar een cruiseschip en dat moet natuurlijk doorgaan. Zo'n schip betekent echter wel dat een deel van de kade dan douanegebied is, met alle regelgeving die daar bij hoort, maar dat is wel het gebied waar wij onze tribune moeten plaatsen en geluid, videoschermen en catering kwijt moeten. Op vrijdagochtend om 06.00 uur moeten we dan als een gek dat gebied in. Iedereen moet zijn paspoort overleggen en er moet precies worden aangegeven wat ze aan spullen bij zich hebben. Complete paklijsten, honden die door de wagens gaan?het is net alsof je op Schiphol achter de douane een evenement moet opbouwen. Tussen 06.00 en 10.00 uur worden dan bergen werk verzet, maar ook dat is dit jaar weer prima verlopen."

Als Mart en Yvonne Pos terugkijken naar deze editie van de Wereldhavendagen, of eigenlijk naar de Wereldhavendagen in het algemeen, dan doen ze dat met heel veel trots. Yvonne: "Ik heb pas nog gehoord dat ze in festivalland de Wereldhavendagen niet zo serieus nemen. Volgens mij is dat alleen maar zo omdat ze niet weten wat er allemaal bij komt kijken. Er zijn bijvoorbeeld maar weinig mensen die weten dat we een evenemententerrein hebben dat vier kilometer bestrijkt. Het is heel anders dan een doorsnee festival, organisatorisch komt er namelijk veel meer bij kijken. Daarom is het ook noodzakelijk om het op te knippen in stukken en met teams aan de gang te gaan. De avondshow is een evenement, maar er is bijvoorbeeld ook een behoorlijk openingsevenement. Het reisbureau waar 25.000 mensen in drie dagen tijd de havens in gestuurd worden: ook een evenement op zich. De demo's op het water ook. Het zijn allemaal aspecten die op een gegeven moment bij elkaar moeten komen en dat maakt het zo omvangrijk, intensief?.én leuk!"

"Je hebt drie dagen Wereldhavendagen, maar je bent er echt het hele jaar mee bezig."

"Op de boot waren tweehonderd gasten die het optreden vanuit strandstoelen konden bekijken."

show&events Actueel

Bij eerdere edities van de open dag van Highlite International ging het eraan toe zoals bij zoveel open dagen. De deuren werden opengesteld, de producten werden getoond en links en rechts werden nogal wat handen geschud. "Daar is op zich niks mis mee, maar dit jaar wilden we het anders doen", vertelt Ton Meisen van Highlite. "Het moest minder statisch en nog interactiever. Met workshops en trainingen van aansprekende mensen uit de markt, waarvan bezoekers ook nog eens iets konden opsteken. Daarnaast konden bezoekers uiteraard ook nog altijd zien wat Highlite en haar merken te bieden hebben op productgebied én wat die producten zoal kunnen. We hebben dit jaar ook voor het eerst studenten toegelaten tijdens de open dag, dat zijn natuurlijk toch de talenten voor de toekomst in onze sector."

Die mix bleek te werken. Bezoekers uit veel verschillende landen keken hun ogen uit bij de nieuwe timecoded lichtshow die te zien was in de showroom en lieten de handen wapperen bij de producten waar volop mee 'gespeeld' mocht worden. Toch nog altijd een populair onderdeel van de dag. Nieuwe aanwinsten in het portfolio van Infinity en Showtec waren te zien, net als een complete installatie van de ODIN Audio Systems line array die buiten stond opgesteld en die op veel aandacht mocht rekenen. De vragen vanuit de toehoorders werden beantwoord door de aanwezige productspecialist en vertegenwoordigers.

Vragen konden ook volop gesteld worden tijdens de trainingen en workshops die op verschillende plekken in het immense pand van Highlite International werden verzorgd. Luc Peumans (Painting With Light) praatte zijn toehoorders bij op het gebied van (zijn visie op) lichtontwerp, Wesley Houben verzorgde een Infinity Chimp-training, terwijl het bij Eric Piefer over DMT-videoverwerking ging. Daarnaast konden de bezoekers ook nog workshops op het gebied van trussing, Arkaos en Wireless Solutions bijwonen.

De bezoekers bleken de nieuwe opzet van de dag te kunnen waarderen, getuige de drukke bezetting van de plaatsen tijdens de workshops. De voortreffelijke catering zal er overigens óók aan hebben bijgedragen. Ook Ton Meisen toonde zich desgevraagd content: "Natuurlijk zijn er bij zo'n eerste editie wat schoonheidsfoutjes, maar hier kunnen we volgend jaar zeker op voortborduren. We willen iedereen nogmaals bedanken voor zijn of haar komst en zien er nu alweer naar uit iedereen ook komend jaar weer te verwelkomen."

Begin oktober werd de hoofdvestiging van Highlite International in Kerkrade omgebouwd tot een heus 'kennis- en ervaringscentrum voor de entertainmentsector'. De jaarlijkse open dag van het bedrijf werd dit jaar namelijk eens heel anders ingevuld. Niet alleen eenrichtingsverkeer naar de bezoekers, maar ook kennis en ervaring opdoen tijdens workshops en trainingen. De Highlite Experience Day bleek een succesvolle formule.