Ziggo Dome vormde eind december het toneel voor 538JingleBall, de gloednieuwe awardshow van 538, die ook live op RTL 5 werd uitgezonden. Het werd een show van formaat, na een enorme race tegen de klok. Niels van Baarlen (Event Manager): "Ik ben er echt ontzettend trots op dat we dit als bedrijf hebben gerealiseerd."

Teun van Thiel Gerard Henninger, Yuri Saalberg en Danny van den Berg

Het plan was er al langer, maar het daadwerkelijke besluit om 538JingleBall inderdaad te laten plaatsvinden werd pas in oktober genomen. In het voorjaar van 2012 werd besloten er serieus naar te kijken, hoewel het idee volgens Event Manager Niels van Baarlen al veel langer in het achterhoofd van de mensen van 538 zat: "Voorheen is het nooit van de grond gekomen, maar nu dus eindelijk wel", vertelt hij. "538 is in de december periode het enige station dat geen afwijkende programmering heeft. Hier wilden we al een ruime poos verandering in brengen. Toen is besloten om inderdaad een awardshow op poten te gaan zetten, maar dan wel een andere show dan de TMF Awards vroeger waren en de 3FM Awards nu zijn. Je wilt immers geen kopie zijn van een ander."

Uitdaging

Zodoende werd besloten om niet alleen muzikale awards uit te reiken, maar bijvoorbeeld ook prijzen uit te delen aan de beste sporter, het beste televisieprogramma en de beste televisiepersoonlijkheid. In het voorjaar werden de eerste plannen hiervoor gesmeed, maar even later belandden ze toch weer even in de ijskast. Het bleek moeilijk sponsors te vinden en de begroting op die manier sluitend te krijgen, tot na de zomer Microsoft een podium zocht om haar nieuwe kindje 'Windows 8' te lanceren. Van Baarlen: "Zij zagen hier het ideale plaatje in. We zijn met elkaar in gesprek gegaan en hebben elkaar daarin gevonden. Het was inmiddels oktober, maar er werd besloten het te gaan doen." Het werden spannende maanden voor Van Baarlen en zijn team, aangezien december inmiddels akelig dichtbij was: "We hadden wel een optie op de locatie, maar verder hadden we nog niks, ook geen artiesten. Dat moest dus allemaal geregeld worden en in 2,5 maand tijd moesten we een productie uit de grond stampen. In dit geval ging het bovendien niet alleen om de productie op locatie, maar ook het radiodeel is bij zo'n awardshow heel belangrijk. De luisteraars moeten geprikkeld worden, er komen longlists en shortlists met genomineerden?.het moest snel gaan leven. Dat was inderdaad wel even een uitdaging in zo'n korte tijd."

Chique en stoer

Er moest snel geschakeld worden, geeft Van Baarlen aan: "We hebben direct Gert-Jan Schreuder van Look 'n' Feel gebeld. Hij heeft bijvoorbeeld ook de decors van X-Factor en The Voice of Holland bedacht en was ook betrokken bij het succes van de TMF Awards, jaren geleden. We zijn met hem gaan zitten, hebben 'm van informatie voorzien en van daaruit is hij gaan tekenen. Na een paar weken lag het eerste plan op tafel en daar is eigenlijk niks meer aan veranderd. We hebben uiteindelijk alleen wat minder licht ingehangen dan in dat eerste plan bedacht was, want dat bleek toch wel erg veel te zijn." Sightline verzorgde de technische productie van het evenement en zorgde dus dat de set gebouwd werd zoals 'ie bedoeld was. De set hoefde volgens Van Baarlen niet zo zeer iets voor te stellen, maar mocht vooral strak en industrieel ogen: "Hij moest klasse uitstralen en tegelijkertijd chique en stoer zijn. Zonder al te veel poespas, dat matchte direct. In basis is de set eigenlijk 80% video geweest en dat werkte prima. Omdat het uitreiken van de awards de rode draad vormt tijdens zo'n show, is video ontzettend belangrijk." Grappig detail in de set was dat het podium asymmetrisch was, geeft Van Baarlen aan: "Meestal zet je een bandje in het midden van het podium. Nu stonden de live bands rechts op het podium, werden de awards links uitgereikt en stonden de tape- en DJ-acts op de B-stage op een passerelle. Die afwisseling bleek in de praktijk heel goed te werken." Ook de keuzes die waren gemaakt voor het plafond bleken de juiste te zijn: "Ik ben heel blij dat we een volledig videoverhaal in het plafond gehangen hebben. Doordat je nu boven de B-stage met licht en video een veel intiemere sfeer kon creëren, werkte ook dat heel goed. Dat was echt een toegevoegde waarde", aldus Van Baarlen.

Omarmd

538JingleBall vond plaats op een zaterdag en op de woensdag daarvoor bouwde Stageco het podium in Ziggo Dome. "Wijzelf zijn op donderdagochtend begonnen. We wisten vooraf dat de deadline ontzettend dichtbij was. Eigenlijk was het onmogelijk om het allemaal te realiseren in die paar dagen en dat bleek in de praktijk ook. Achteraf gezien kwamen we feitelijk twee dagen te kort, waardoor we nu dingen tegelijkertijd moesten doen. Programmeren terwijl er volop gebouwd wordt bijvoorbeeld, of met het geluid aan de gang gaan terwijl er nog barriers gezet worden en het podium afgewerkt wordt. Die werklui zijn natuurlijk niet blij als ze daar bezig zijn en het geluid vol open moet. Ook hadden we op vrijdagavond een doorloop met de DJ's, van de categorieën die door hen werden uitgereikt. Ondertussen wordt er dan op het podium nog volop geboord en gezaagd. Verre van ideaal natuurlijk, maar ook uit budgettaire overwegingen was het niet anders." Eigenlijk had de productie alles in zich om onderling ruzie te veroorzaken tussen de betrokken partijen, geeft Van Baarlen aan: "Maar iedereen heeft echt ontzettend zijn best gedaan. Het is mooi om te merken dat zo'n nieuw initiatief door de partijen omarmd wordt. Iedereen begrijpt dat het lastig is om zoiets op te starten en dat je er dus ook echt voor moet gaan als je er instapt. Neem bijvoorbeeld ook Stagebrothers, die er eigenlijk achteraan hobbelen om het decor af te kunnen werken. Die hebben zo'n ontzettende bak werk verzet zonder te klagen of zich precies aan de uurtjes te houden. Maar eigenlijk geldt dat voor alle leveranciers wel, ze hebben ons stuk voor stuk uitstekend geholpen."

Logistiek

Momenten van echte paniek heeft Van Baarlen naar eigen zeggen niet gekend, al werd het vlak voor de opening van Ziggo Dome toch even spannend: "Dat was om 17.55 uur, terwijl we om 18.00 open moesten. Handsome Poets en Opposites moesten nog gesoundcheckt worden, de bühne moest nog gestofzuigd worden en er moesten nog instartjes geregeld worden. Uiteindelijk zijn we om 18.20 uur open gegaan. Twintig minuutjes vertraging op de hele productie?.het is misschien niet chique, maar als ik bekijk wat voor race tegen de klok het is geweest, dan had ik er vooraf voor getekend." Het was het enige moment van echte stress, geeft Van Baarlen aan: "Verder is het door de structurering van Gert-Jan Schreuder en Sightline allemaal goed verlopen. Ook de soundchek van iemand als Flo Rida bijvoorbeeld. Je hoort toch vaak de wildste verhalen over internationale artiesten, maar ook dat verliep soepel." De grootste uitdaging die er tijdens de show bestond, was het logistieke verhaal achter de schermen. Achter het podium heeft Ziggo Dome geen laaddeuren, die zitten namelijk links en rechts. "En we moesten toch zeven live acts in- en afchangeren", vertelt Van Baarlen. "We hebben daarom de hele show twee heftrucks achter de bühne gezet die niet reden, maar alleen als lift fungeerden. Daar hadden we speciale decks voor gebouwd, waar we dingen op konden zetten. Die stagehands hebben echt een waanzinnige klus geklaard. Doordat zij zo kneiterhard gewerkt hebben, is er geen enkele vertraging opgetreden."

Dubbele camerasets

Pas in een heel laat stadium werd bekend dat RTL 5 de awardshow live zou gaan uitzenden. De plannen waren toen al gemaakt, dus met een cameraplan was in het setontwerp geen rekening gehouden. Van Baarlen: "We hebben met hen gesproken en besloten dat zij puur een registratie van het evenement zouden gaan maken. Het was die niet zo dat wij een televisieprogramma in Ziggo Dome gingen maken. Ze kregen onze gegevens en daar moesten zij hun plannen op baseren. Voor hen was het wellicht lastig om in te haken op een trein die al reed, de decorbesluiten al waren genomen en de budgetverdelingen al gemaakt waren. Voor RTL 5 en DutchView was er op die manier weinig manoeuvreerruimte om er hun verhaal van te maken. Ik vind dat ze dat uitstekend hebben opgepakt. Hun opstelling in het hele verhaal en de manier waarop ze op de situatie hebben ingespeeld, heeft het proces heel erg vergemakkelijkt." Het is prijzenswaardig, want er kwam op cameragebied nogal wat bij deze productie kijken. "We hadden bijvoorbeeld al allemaal content gemaakt ? een klus die door Vision Impossible heel goed is opgepakt - die qua formaat niet geschikt was voor televisie. Daarom is er met dubbele camerasets gewerkt. Een apart cameraverhaal voor de live schermen, maar ook nog een cameraverhaal voor de televisie. Uiteindelijk hebben we het evenement met 19 camera's gedraaid. Ik heb al redelijk wat evenementen gedaan, maar zelfs Koninginnedag op het Museumplein hebben we nooit met 19 camera's gedaan. Dat zijn echt serieuze aantallen."

Trots

538JingleBall sloot knallend af met een optreden van Afrojack en een miniconcert van Flo Rida. Daarna was het direct breken geblazen, vertelt Van Baarlen: "Om 07.00 uur 's ochtends was de zaal weer leeg. Wat dat betreft hebben we een raar beroep. Drie dagen lang zijn met zijn allen aan het rennen en vliegen om alles in die hal te zetten en drie uur later is het alweer klaar en halen we de hele boel er weer uit." Van Baarlen vergeet dan nog even de maanden vóór de uiteindelijk productie te benoemen: "Ik doe nu vijf jaar de evenementen bij 538 en heb al vaker gezegd dat iets de zwaarste klus was, maar JingleBall steekt er nu echt met kop en schouders bovenuit. Ik ben er echt ontzettend trots op dat we dit als bedrijf hebben gerealiseerd. Het zegt in mijn ogen alles over het gevoel dat binnen 538 heerst: we doen het met zijn allen en als we het doen dan omarmen we het echt en zorgen we er met zijn allen voor dat het gaaf wordt en de voldoening groot is." Ook op de samenwerking met Microsoft is Van Baarlen meer dan trots: "Het is wel vaker zo dat evenementen gesponsord worden, maar dit was echt een samenwerking. Dat heeft zich bijvoorbeeld vertaald in online activiteiten waarbij de 'look and feel' samengegaan zijn. Ook op het evenement zelf zijn dingen geïntegreerd die voor Microsoft belangrijk waren. De stijl van het videoverhaal, maar ook allerlei activiteiten buiten de zaal. Het was echt een intensieve samenwerking en dat voor twee partijen die nog niet eerder hadden samengewerkt."

Faber Audiovisuals

Faber zette het nieuwe Aoto M10 (10mm SMD) systeem in. "De scherpte van de beelden op deze schermen is ongeëvenaard in de branche", vertelt Cees Jan Faber. "De kwaliteit van de schermen in combinatie met de mooie setting van de show met één centre screen van 100 m2 (Aoto M10) met daarnaast aan weerszijden drie schermen, gebouwd in vierkante kolommen van 9 meter hoog en 2 meter breed (200 m2 Pixled F-15), gaf weergaloze beelden voor het publiek. Aan het plafond was nog een Led zon gemaakt van 30m2 Pixled F-6 en MI Led strips voor de zonnestralen. Alles werd uit eigen voorraad geleverd. De productie werd gedaan in nauwe samenwerking met Sightline en het productieteam van 538. Alle partijen kennen elkaar inmiddels goed, door diverse eerdere producties van 538."

Stageco Nederland

Voor Stageco Nederland was 538JingleBall een uitdagende klus, vertelt Eddie Slotboom: "De set was groot, zeker voor de zaal. We hebben dan ook i.p.v. een lange ramp voor de changementen twee plateaus geleverd waarop de risers klaar gezet konden worden. Deze plateaus gingen met een heftruck omhoog. Dit gaf de mogelijkheid om toch op zowel stageright als stageleft bands en acts in te changeren. Aangezien wij leverancier zijn van het huispodium van Ziggo Dome was het voor de productie een grote tijdswinst dat we de basis al gebouwd hadden alvorens de productie binnen kwam. Het rollende huissysteem hebben we prima laten aansluiten op het Layher. Naast het basispodium hebben we verschillende cameraprakken en volgspotprakken geleverd. Al met al een grote klus die in weinig tijd met veel partijen gebouwd is. Iets waar we weer met plezier op terugkijken!"

Sightline Productions

Voor de technische productie van 538JingleBall tekende Sightline Productions, in de persoon van Tammo van Brakel en Jaap Bouma, terwijl Sander van der Ham het technische tekenwerk verrichte. Ook Van Brakel spreekt van goede communicatie, maar een korte voorbereidingstijd: "Bovendien was de geplande tijd op de locatie inderdaad ook erg kort voor een project van deze omvang. In goed overleg is een en ander zo aangepast en afgestemd dat het gehele plaatje binnen de beschikbare tijd en middelen mogelijk was." In de allereerste opzet was overigens slechts sprake van één bouwdag en één showdag. Van Brakel: "Op ons advies heeft 538 daar een extra bouwdag bijgeregeld, wat voor de technische opbouw een prima haalbaar tijdframe heeft opgeleverd. We wisten echter vooraf al dat we in de uitvoer een repetitiedag tekort zouden komen. Door alle zeilen bij te zetten, hadden we uiteindelijk een live TV show, die we zonder doorloop hebben neergezet. Dat was best spannend." Ook het laat aanschuiven van RTL zorgde nog voor extra werkzaamheden: "Het definitieve cameraplan kwam bij ons binnen toen al het podiummateriaal en de cameraprakken voor de schermregie al door Stageco waren gebouwd. Een extra transport heeft de ontbrekende cameraprakken alsnog gebracht, het barrierplan is aangepast en waar nodig werd ook opbouwschema aangepast." Sightline Productions kijkt zeer positief terug op deze eerste editie van 538JingleBall: "Het was heel hard werken, met veel verassingen en zeker ook een hoop uitdagingen, maar het is toch altijd weer genieten als we het met zijn allen dan toch weer voor elkaar krijgen! Ik zeg 'op naar 538JingleBall 2013!"

Ampco Flashlight

Een nieuwe awardshow met een indrukwekkend licht-, en setontwerp van Gert-Jan Schreuder en een erg krap schema om dit voor elkaar te krijgen zijn de ingrediënten voor een leuke uitdaging die Ampco Flashlight niet uit de weg gaat. Projectmanager Michel Bisschops: "Na een goede voorbereiding en uitwerken van het lichtontwerp in een technische tekening en plan zijn we op donderdag 20 december gestart met de bouw. Aan ons was de taak om in één dag vijf trailers licht-, en riggingmateriaal in het Ziggo Dome te hangen." Een flexibele houding en goede communicatie waren daarbij nodig omdat tevens podium, video, decor en geluid gebouwd dienden te worden. "Met Sightline als technisch producent en partijen die wij vaker op producties van 538 tegenkomen verliep dat overigens prima. Meer dan 138 elektrotakels, 400 meter truss, 4 trusscirkels variërend van 9 tot 30 meter doorsnede - volgehangen met  220 moving lights, 70 strobes en 8 volgspots - werden werkend afgeleverd zodat Gert-Jan met zijn operators van TenFeet aan de slag kon om te programmeren.Op vrijdag en zaterdag middag was de doorloop, voor ons het moment om technisch bezig storingen eruit te halen en de set te fine tunen. Op zaterdag hebben we ook nog een standup setje voor de live uitzending van RTL gebouwd." Na de show zelf restte alleen nog een nacht breken, vertelt Bisschops: "Met alle aanwezige partijen in één nacht eruit. Dat werkt alleen met een flexibele houding en discipline, om 7.00 uur gingen de trailerdeuren dicht en konden wij terugkijken op een geslaagde eerste editie."