Gewichtige 24-uurs productie: Inspiration360

Op 4 oktober vond Inspiration360 plaats: een inspiratie-evenement met wereldsprekers als Richard Branson, Bear Grylls en Al Gore. Nu eens niet in een congresomgeving en alleen bereikbaar voor de 'happy few', maar toegankelijk gemaakt voor een groter publiek in een rock 'n roll setting in de Ziggo Dome. Nieuw en bijzonder dus én met een saillant detail: "Afgezien van de pre-rigging was het namelijk eigenlijk een 24-uurs productie", kaart Olivier Monod de Froideville (Livetime Productions) de enorme uitdaging aan.

Fotografie Nico Alsemgeest

Normaal gesproken zie je sprekers van het kaliber Al Gore, Bear Grylls, Richard Branson en Anita Elberse alleen in chique hotels of congreslocaties én als je een paar duizend euro neertelt om er bij te kunnen zijn. Daar wilden Niels Houtepen (creatief directeur bij Just Media Group) en Robert de Vries (Quality Bookings) verandering in brengen met een gloednieuw concept. "Inspirerende content faciliteren in een bijzondere vorm. Het is voor het eerst dat het een avondje uit met inhoud is, in één van de mooiste venues van Nederland: de Ziggo Dome", zo zei Niels Houtepen voorafgaand aan het event al. "Normaal kun je daar met zulke sprekers inderdaad alleen maar bij zijn als je tot de 'happy few' behoort, maar we wilden ook bijvoorbeeld studenten en young professionals de kans geven hierbij te zijn. Het is écht iets unieks en compleet nieuw voor Nederland. Vooraf hebben veel mensen ons ook een beetje voor gek verklaard, maar wij geloven echt in dit concept."

Dat laatste gold ook meteen voor de mannen van Livetime Productions, bij wie werd aangeklopt voor de technische productie van het evenement. "In eerste instantie hebben we een ontwerp gemaakt voor de Amsterdam ArenA, waar ze het aanvankelijk wilden houden", vertelt Olivier Monod de Froideville. "Met de renders en visuals die we maakten, konden ze naar sponsoren en partners toe. Die vonden ze o.a. in hoofdsponsor AFAS, maar tegelijkertijd bleek de Amsterdam ArenA om meerdere redenen toch niet de meest geschikte locatie. De productiekosten en de beschikbare data tussen de voetbalactiviteiten bijvoorbeeld. De businesscase is vervolgens herschreven naar Ahoy, waar wij toen ook ons ontwerp naar vertaald hebben." Voor het creatieve deel haalde Niels Houtepen toen ook Alex Brouwers (Mood Concepts, red.) erbij, waar hij voorheen onder de naam Creative Cowboys mee gewerkt heeft. Al snel ontstond toen het idee om het evenement een rock 'n roll uitstraling te geven. Nu eens niet een chique hotelachtige omgeving dus, maar een meer rauwe look, met veel trussen en een stage die vanaf verschillende kanten gezien kan worden.

Voor Livetime Productions was het toen dus zaak om daar een nieuw ontwerp voor te maken. "Dat hebben we gemaakt toen uiteindelijk ook bleek dat Richard Branson - de naam die ze als eerste wilden kunnen aankondigen - niet kon op de datum waarop Ahoy beschikbaar was", legt Monod de Froideville uit. "Omdat werd besloten om uit te wijken naar de Ziggo Dome hebben we het nieuwe ontwerp hier meteen op aangepast. Met die verhuizing kregen we er wel een flinke uitdaging bij. Ziggo Dome was op 4 oktober namelijk wel beschikbaar, maar op 3 oktober stond er nog een concert van Nickelback gepland. We wisten dus dat er weinig tijd zou zijn voor de opbouw, maar toen ons werd toegezegd dat we op 2 oktober alvast wat voorbereidingen in het dak en in de catwalks zouden kunnen doen, durfden we de uitdaging wel aan te gaan. Daarbij was het wel heel fijn (en eigenlijk ook gewoon noodzakelijk) dat wij ook het hele ontwerp zelf in huis hadden gemaakt, zodat dit meteen op de meest efficiënte manier ingezet kon worden. Anders hadden we het nooit in dat tijdsbestek kunnen realiseren."

In de loop van het traject bleek er uiteindelijk nog een uitdaging bij te komen: "Wij zouden op 2 oktober mogen voorbereiden, maar op 1 oktober bleek op een gegeven moment X-Qlusive Holland XXL door te gaan, waarvoor Q-Dance op 2 oktober een load-out dag zou hebben. Uiteindelijk kregen we toen alsnog de toezegging dat we in hun load-out dag aan de gang zouden kunnen. Zij waren 's middags om drie uur klaar en vanaf dat moment tot een uur of één 's nachts hebben wij toen de nodige voorbereidingen kunnen treffen. We hebben een aantal trussen tegen het dak mogen trekken en versterkerrekken en infra in de catwalks kunnen leggen." De dag erna stond Nickelback dus op de planken in de Ziggo Dome en hun set bleek er 's nachts redelijk snel weer uit te zijn. "In plaats van vier uur 's nachts mochten wij toen al om drie uur beginnen, waardoor we dus een uurtje extra hadden. Om drie uur 's middags hebben we de set uiteindelijk kunnen opleveren. Vervolgens waren er wat repetities en doorloopjes en om zes uur 's avonds gingen de deuren open. De show begon om half acht en om vier uur 's nachts waren we er weer uit. Afgezien van de pre-rigging was het dus een 24-uursproductie." Het is voor alle partijen een puzzel van formaat geweest waarbij in de Ziggo Dome alle stukjes in elkaar moesten vallen. "Die puzzel hebben wij dus op kantoor bij het ontwerpen al eigenlijk moeten leggen", benadrukt Monod de Froideville nog maar eens. "Het was puur een productioneel ontwerp. Het was een spin van trussen, waarvan de 'poten' precies boven de gangpaden hingen. Als je dan een keer een storing hebt terwijl de stoelen er al staan, dan kun je er alsnog iets aan doen. Bij de load-out kunnen de trussen bovendien al naar beneden terwijl de stoelen nog niet weg zijn. Over dat soort dingen konden we vooraf allemaal nadenken. Dat is cruciaal geweest."

Ook de leveranciers werden door Livetime Productions in een vroeg stadium al bij de klus gehaald. "Juist ook omdat we wisten dat het qua tijd een enorme uitdaging zou worden", legt Monod de Froideville uit. "We hadden er bovendien een A-team van freelancers op gezet. Allemaal mensen die aan een half woord genoeg hebben en waarvan je weet dat het goed komt." Het podium dat in het midden van de Ziggo Dome verrees, bestond uit twee delen. Een middendeel dat gebouwd is met standaard elementen van de Ziggo Dome, op wielen. "Dat onderstel kan alleen niet lager dan anderhalve meter", vertelt Monod de Froideville. "Met seated plaatsen wil je de catwalks links en rechts echter geen anderhalve meter hoog maken, omdat je dan een soort muur door je hele zaal heen zou krijgen. Die delen zijn dus gemaakt van stagedecks. Eerst is aan de zijkant van de zaal het middendeel gebouwd. Toen het grote LED-scherm omhoog was, kon dat deel op zijn plek gereden worden en konden vervolgens links en rechts de catwalks er aangebouwd worden. Dat was echt een puzzel. Eerst de trussen, dan wat er onder moest, dat moest vervolgens snel omhoog zodat daaronder weer aan het podium gebouwd kon worden. Vervolgens kon de boel op en onder het podium verder worden afgewerkt. Het moest echt een geoliede machine zijn en dat was het gelukkig ook daadwerkelijk." Na concerten van U2 en Muse was het nu dus Inspiration360 dat voor een grote 'in the round'-opstelling in Ziggo Dome ging. Uitdaging daarbij was dat de sprekers uiteraard op alle plekken in de zaal perfect verstaanbaar moesten zijn. Monod de Froideville: "Dankzij een uitgekiend en goed voorbereid geluidsplan, wat ook bij ons in huis gemaakt is, is dat uitstekend gelukt."

Uiteindelijk is tot tien minuten voor zes aan (details van) de set gewerkt, terwijl om zes uur de deuren open gingen. "Er was dus net genoeg tijd, maar je realiseert je ook wel dat het eigenlijk niet kan in zo'n tijdsbestek. Je moet echt geen grote tegenslagen hebben in zo'n traject, want dan ga je het niet meer redden." Ook op de dag zelf waren er ? met name showinhoudelijk gezien ? nog behoorlijk wat wijzigingen. "Op sprekers van dit kaliber krijg je vooraf namelijk weinig grip", legt Monod de Froideville uit. "Dat is voor mensen als Niels Houtepen, Alex Brouwers en uitvoerend producent Annejorie Hegge echt een uitdaging geweest. Tot op de showdag kom je maar moeilijk bij de mensen die het echt voor het zeggen hebben, terwijl je sprekers wel mee moet nemen in een heel andere setting dan ze normaal gesproken gewend zijn. Je wilt ze natuurlijk zo veel mogelijk onderdeel laten zijn van het nieuwe concept. Dat is wel even spannend natuurlijk. Sommige sprekers wilden bijvoorbeeld alleen hun eigen materiaal gebruiken en wilden dan niet dat bijvoorbeeld door ons gemaakte aankondigingsfilmpjes werden ingestart. Daarom was er ook voor gezorgd dat we wat dat betreft alle kanten op konden, dat was ook de enige manier waarop we het aandurfden. Er stonden bijvoorbeeld drie laptops en een mediaserver aangesloten en we hadden alle vormen van PiP-jes klaar staan die erin gemaakt konden worden door Light Image. Of ze nou met een stickje of een laptop kwamen of gewoon akkoord gingen met wat er door de organisatie was gemaakt, we konden echt alle kanten op."

Na afloop van de show begon meteen de breek en al om vier uur 's nachts was de Ziggo Dome weer leeg. Olivier Monod de Froideville is er achteraf zeer te spreken over: "Voor ons was het ook weer iets nieuws. Erg leuk en goed om te zien dat mensen hun nek weer durven uit te steken. Een echt nieuw concept, met sprekers van wereldniveau?.ga er maar eens aan staan. Er is niet beknibbeld op sprekers of op de kwaliteit van de productie. Wij zijn in het prille begin ook echt al begonnen met tekenen omdat we geloofden in het concept. De geluiden zijn positief en we zijn dan ook trots op de productie én op het feit dat we het in zo'n kort tijdsbestek geflikt hebben. Hopelijk gaat dit een vervolg krijgen."